12 dicas para organizar as contas da sua empresa

Muitos gestores não cuidam da situação financeira da empresa como deveriam. A falta de conhecimento ou orientação técnica levam a erros, equívocos e prejuízos. Por isso, saber o que é importante fazer para organizar as contas da empresa é essencial para ter uma visão real da lucratividade e sucesso do negócio.

Para te ajudar a entender um pouco mais sobre esse assunto, vamos mostrar as principais atitudes que devem ser tomadas para garantir uma boa organização das finanças. Com essas informações, é possível ter um controle ideal das contas e entender como está a saúde financeira da sua empresa e o que precisa ser feito para avançar nos resultados. Acompanhe!

1. Separe as contas bancárias da conta pessoal

A sua conta pessoal é a mesma que a da sua empresa? Então, está na hora de separá-las! É muito importante ter uma conta para a pessoa física e outra para a jurídica (PJ) com o objetivo de não causar confusão no final do mês. Com uma conta empresarial separada, você consegue saber com clareza quais são os gastos e os ganhos do negócio.

Se isso está misturado às informações financeiras da pessoa física, a possibilidade de erro é grande. Além disso, o controle de fluxo de caixa pode ficar prejudicado, dificultando a identificação das entradas e saídas.

2. Entenda os seus custos

Para conseguir implantar melhorias o empreendedor deve estar sempre atento aos indicadores de desempenho do seu negócio, como ponto de equilíbrio, margem de lucro de serviços e produtos. Além disso, a lucratividade e o retorno sobre o investimento são fatores que podem ajudar na tomada de decisões mais acertadas em sua rotina.

Mas eles dependem das despesas realizadas e só podem ser calculados quando se tem um bom conhecimento e controle delas. A legislação exige que o registro de custos seja realizado por um dos seguintes métodos:

• absorção — os gastos fixos e variáveis devem ser divididos por todos os serviços ou produtos;
• custeio variável — os custos dos produtos ou serviços finais consideram somente os variáveis, atribuindo aos fixos apenas no resultado do exercício.

Independentemente do método escolhido, é muito importante fazer a estimativa dos custos de produção, comercialização, funcionários e depreciação de maneira contínua.

Os custos de produção são classificados como:

• custos fixos — os gastos não são alterados em função do volume com a produção ou da quantidade vendida em um determinado período. Exemplo disso pode ser o pagamento de serviços contábeis ou de aluguel;
• custos variáveis — são considerados todos os gastos que variam de acordo com a produção ou vendas realizadas, relacionados à matéria-prima, materiais diretos e terceirização.

3. Saiba calcular o lucro

O lucro é o que sobra das vendas, deduzindo as despesas e os custos, incluindo a remuneração dos sócios. Além de saber a margem de lucro do negócio como um todo, é importante avaliar a margem de lucro por produto.

Esse conhecimento auxilia em melhor direcionamento das estratégias para otimizar o resultado dos produtos que proporcionam menos lucro e fortalecer os que são mais lucrativos. Nesse sentido, é fundamental conhecer as despesas:

• fixas — não variam conforme o nível de vendas ou produção, como aluguel, encargos, pró-labore, salário, serviços contábeis, luz, despesas bancárias, entre outros;
• variáveis — são as que aumentam ou diminuem conforme o nível de vendas ou produção, como embalagens, comissões, impostos e frete;
• custo do produto vendido — todos os custos de aquisição ou fabricação do produto como impostos e frete;
• custo do serviço prestado — custos necessários à prestação do serviço, como mão-de-obra direta e materiais;
• margem de contribuição — também chamada de lucro bruto, se refere à diferença entre o preço de venda e todos os custos e despesas variáveis. É o que sobra para pagar os compromissos fixos e gerar lucro para o negócio.

4. Faça um planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário é uma das primeiras etapas para gerenciar suas contas. Isso porque ele vai definir suas decisões empresariais no futuro.

Para se planejar de maneira eficiente, é preciso entender o quanto de receita você tem agora e traçar uma previsão de vendas para o período desejado (como um ano, seis ou três meses).

A partir disso, você deve definir o valor que será destinado a cada área da empresa e qual a expectativa de retorno sobre o investimento feito. É claro que essas definições vão depender de uma série de fatores, como as perspectivas de desenvolvimento da empresa, os objetivos e o modelo do negócio.

Por outro lado, ao longo do tempo, o planejamento pode sofrer algumas alterações e ser reajustado, principalmente se você está no começo da jornada como empreendedor. Mas o importante é ter um ponto de partida para nortear suas estratégias de negócio, e esse planejamento inicial é uma forma de fazer isso.

5. Defina um orçamento anual

Para os donos de negócios que pensam a curto e longo prazo, o planejamento anual do orçamento é de extrema importância estratégica. Com ele é possível estabelecer metas, planos e ações que auxiliam a tomar decisões.

O orçamento anual também permite verificar a real situação financeira do seu negócio, a fim de avaliar de que maneira ou o que precisa ser feito para atingir metas e objetivos da forma mais adequada. Assim, é possível visualizar como o seu empreendimento poderá estar no próximo ano.

6. Organize o fluxo de caixa

Quando falamos em finanças da empresa, um dos primeiros itens que vem à mente é o fluxo de caixa. Você sabe como gerenciá-lo? Organizar o fluxo de caixa é fundamental para deixar todas as contas em dia e saber exatamente quanto entra e quanto sai do seu negócio.

Para manter o controle sobre esse elemento, faça um demonstrativo de fluxo de caixa (o famoso DFC). Para isso, você pode usar uma planilha, por exemplo. O importante é que o DFC contenha todas as entradas e saídas do seu caixa para facilitar a organização financeira do seu negócio.

Então, anote a quantia e a data de saída, bem como o valor que entrou e quando isso aconteceu. Seguindo esses passos, o DFC se torna uma poderosa ferramenta de organização e análise financeira do seu negócio, possibilitando avaliar, por exemplo, qual o capital de giro que você tem atualmente. Dessa forma, o fluxo de caixa serve para:

• auxiliar na tomada de decisões sobre a situação financeira do negócio;
• visualizar e avaliar os recursos que entram e saem em um determinado período;
• facilitar a análise e o planejamento de ações importantes, sem colocar em risco a liquidez para honrar compromissos e manter o ciclo das operações;
• utilizar os dados atualizados para decidir de maneira antecipada sobre diferentes aspectos, com melhores condições para avaliação de possibilidades de negociação.

7. Conheça bem os prazos

Esse é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, estabelecendo prioridades para tudo o que corresponder a longo, médio e curto prazo. Isso porque, conhecer e ficar atento a esse aspecto, datas de recebimento e vencimento das contas é fundamental para evitar atrasos nas quitações e pagamento de juros de mora.

8. Revise os detalhes

Erros de digitação, por exemplo, podem causar uma grande confusão na hora de analisar suas contas. Então, revise todas as informações sobre os valores de entrada e saída para não ter dor de cabeça.

Se você optar por planilhas para se organizar financeiramente, tente centralizar os dados em um único arquivo ao invés de ter vários documentos para o mesmo fim. Afinal, mais para frente, você pode não se lembrar exatamente qual a planilha oficial. Nomear os documentos de maneira clara também é uma maneira de evitar erros e consultar dados que já não fazem sentido.

Outro detalhe importante é a data de vencimento das contas a pagar. Impostos têm datas de vencimento e em alguns casos o atraso gera multas e penalidades para o pagador. Por isso, tenha uma agenda organizada com todos os prazos para não deixar nenhum escapar!

9. Automatize os processos

Em um primeiro momento, as planilhas podem até ser eficientes para o controle das finanças da sua empresa. Mas, a longo prazo, é interessante considerar a adoção de um sistema especializado para automatizar processos.

Uma plataforma em nuvem elimina o trabalho manual, evitando erros e retrabalho, além de economizar o tempo do responsável pelo controle financeiro da empresa e proporcionar maior segurança dos dados.

Além disso, os sistemas armazenam históricos e informações relevantes para a empresa, facilitando a busca de dados em tempo real a partir de filtros inteligentes.

10. Conte com a ajuda de um especialista

Para quem tem um negócio, é essencial saber como organizar as contas da empresa. Isso não quer dizer que você não possa ter a ajuda de um profissional especializado em contabilidade nesse processo.

Afinal, o olhar dessa pessoa já é direcionado para identificar erros que podem escapar às pessoas que não têm conhecimento técnico. O contador também pode ser a chave para orientar sobre ampliação dos negócios e operações contábeis necessárias.

O importante é poder contar com alguém de confiança ao lado para tirar dúvidas. Isso é possível com a contratação de uma consultoria ou alocação de um profissional na empresa para começar a construir o seu departamento financeiro.

11. Faça uma boa gestão de fornecedores

Um dos fatores que mais afeta o departamento financeiro de um empreendimento se refere ao gerenciamento dos fornecedores, especialmente quando são muitos. Imagine o que poderia acontecer em uma montadora de produtos com diversos componentes, que é dependente de diferentes fornecedores para a produção das peças.

Se não for bem gerenciado, isso pode virar o caos para todo o empreendimento, com atrasos e baixa qualidade no item final. Por isso, é muito importante selecionar parceiros responsáveis e manter bons relacionamentos com eles.

12. Avalie a possibilidade de novos investimentos

Alguns investimentos podem parecer ótimas oportunidades, porém, isso deve ser muito bem analisado e calculado para que não gere instabilidade no negócio.

Você pode querer expandir um setor, investir em tecnologia, contratar um novo serviço ou pessoas, entre outras ações. Mas, o ideal é ter um orçamento anual para isso.

Dessa forma, é possível manter um valor limite para investimentos, sem prejudicar a saúde financeira do negócio. Nesse sentido, é importante fazer uma reunião com os envolvidos, para definir o foco do investimento, valores e objetivos.

Como você pôde verificar, há vários aspectos que precisam ser cuidados para garantir um bom controle financeiro. Dessa forma, saber como organizar as contas da empresa e implementar ações como as que mostramos neste artigo é essencial para obter sucesso do negócio.

E você, já está organizando as suas contas? Para melhorar ainda mais a saúde financeira do seu negócio, que tal ler outro artigo que explica sobre Break even point?