Investir na digitalização de processos é fundamental para que sua empresa siga junto ao mercado pela transformação digital dentro de cada setor. Por conta do avanço tecnológico, negócios de pequeno, médio e grande porte necessitam passar por diversas mudanças em sua estrutura organizacional.

Parte de tais melhorias estão associadas à transformação de procedimentos físicos em digitais, trazendo mais conforto, controle e organização para a rotina de qualquer corporação. Por isso, se você quer saber como preparar o seu negócio para essa nova realidade, continue a leitura e confira nossas recomendações!

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos se refere a toda ação de envio de operações do ambiente físico para o digital. Essa transferência normalmente é alocada em nuvem, utilizando servidores externos. Tal mudança traz inúmeros benefícios para o gerenciamento de processos e para a localização de documentos da corporação.

As automações facilitam o dia a dia do dono de negócio e otimizam muito a produtividade do time. De acordo com a pesquisa “Global Digital Trust Insights Survey 2021”, da PwC, 40% dos entrevistados afirmaram ter acelerado o processo de digitalização em suas empresas. Além disso, 37% deles reconhecem o papel do setor de TI para as estratégias e decisões.

Como preparar a empresa e implementar a digitalização de processos?

Existem várias dicas que podem ajudar na digitalização de processos em uma empresa. Você vai ver que vamos falar bastante em ferramentas, mas, antes de sair implementando diferentes tecnologias, é preciso repensar o seu modelo de negócio para receber a digitalização. Com o objetivo de lhe auxiliar com essa etapa, separamos alguns passos que podem ajudar. Confira!

1. Alinhe estratégias

A primeira etapa para fazer a digitalização da empresa é pensar para que ela serve e como pode ajudar o seu negócio. A tecnologia precisa estar aliada a estratégias focadas no cliente para que o processo de digitalização realmente traga resultados.

Portanto, faça pesquisas e encontre soluções que atendam as demandas que sua organização possui. Desse modo, você assegura maior eficiência em todos os processos de seu negócio e evita gastar recursos em serviços desnecessários.

2. Treine os colaboradores

De nada adianta investir em soluções tecnológicas que sua equipe não sabe usar. Nesse sentido é fundamental preparar e qualificar os funcionários para receber as mudanças e saber como aproveitar ao máximo cada solução.

A equipe deve mudar a mentalidade e direcioná-la para o digital. A implementação de novas ferramentas tecnológicas, por exemplo, exige um momento de aprendizado e o gestor precisa levar isso em conta. Por isso, prepare o time para receber os novos sistemas e operá-los de maneira estratégica, aproveitando ao máximo as tecnologias adotadas.

3. Faça atualizações constantes

A tecnologia está sempre avançando e analisar como incorporar novas soluções pode ajudar sua empresa a ganhar destaque e deixar a concorrência para trás. Por isso, vale ficar de olho nas novidades e tendências e verificar o que combina com as necessidades da sua organização.

Assim, você consegue investir em alternativas que realmente façam a diferença em seu negócio e, consequentemente, terá um ganho de produtividade e de lucros satisfatórios. Portanto, procure sempre por atualizações para digitalizar seu empreendimento.

4. Escolha boas ferramentas

Existem diversas ferramentas no mercado que podem ser úteis para sua estratégia e ajudar a empresa a crescer. Porém, é importante atentar ao suporte oferecido e aos recursos que cada uma delas disponibiliza.

Ao verificar tais detalhes, você evita dores de cabeça e tem a garantia de que, caso ocorra algum problema, vai conseguir resolvê-lo. Além disso, antes de adotar várias ferramentas de uma vez, comece com pouco, teste novas soluções e veja como o time se adapta. Depois, vá expandindo o processo de digitalização.

Quais as melhores ferramentas para a digitalização de processos?

Conhecer as alternativas de ferramentas disponíveis que ajudam na digitalização é importante para você definir o que é cabível e o que não é. Por isso, separamos as mais tradicionais que podem ser aplicadas em uma empresa. Confira!

Sistemas de gestão

Sistemas de gestão aliam tecnologia e estratégia, oferecendo uma visão completa do seu negócio. Esses softwares permitem gerar relatórios precisos com os dados sobre as suas vendas e o seu estoque, servindo para comparativos mensais.

Há diversas opções dessas ferramentas no mercado. Por isso, é preciso avaliar as alternativas de acordo com as necessidades da empresa. Afinal, muitas ferramentas de gestão são personalizáveis e se adequam ao seu modelo de negócio.

Ferramentas de marketing

Algumas ferramentas de marketing permitem disparo automático de e-mail, criação de landing pages e até gerenciamento de blog. Esses sistemas integrados às ferramentas de vendas são ideais para o acompanhamento dos leads ao longo do funil.

Soluções como essa são ótimas formas de tornar as suas operações de marketing mais robustas e atrair mais clientes para o negócio. Mas é claro que elas precisam estar alinhadas a uma boa estratégia.

Existem ferramentas que oferecem ações mais complexas e outras que atendem a necessidades mais simples, como disparo de e-mail. Alguns exemplos das soluções de marketing são: Mailchimp, RD Station e Hubspot.

Software de atendimento

Softwares de atendimento trazem automações que facilitam muito o dia a dia da sua equipe, como disparo de mensagens automáticas e notificações sobre o prazo de resolução dos chamados.

Além disso, essas soluções permitem integrar diversos canais de contato com o cliente, agilizando a resolução dos problemas que eles têm e liberando tempo do time. Sistemas de atendimento também emitem relatórios de performance da equipe de suporte, facilitando a elaboração e o acompanhamento de métricas e metas.

Chatbots

Os chatbots são uma das grandes inovações da transformação digital em curso. Eles agilizam o atendimento e permitem oferecer um serviço 24h, 7 dias por semana, desafogando a equipe de suporte.

Além disso, do ponto de vista do cliente, os chatbots são ótimas formas de resolver problemas na hora em que eles aparecem, sem ter que esperar os horários de atendimento. Os chatbots podem ser incorporados ao seu site ou a suas redes sociais e integrados à plataformas de atendimento.

Ferramentas de comunicação entre os times

Uma das grandes vantagens de digitalizar processos na sua empresa é alinhar os times em um mesmo propósito. Nesse sentido, ferramentas de comunicação interna agilizam a troca entre os funcionários e evitam erros no processo.

Por meio de soluções como o Zoom e o Google Meet, você pode realizar reuniões online com os funcionários. Já com ferramentas como Asana, Monday e Trello, é possível planejar projetos que envolvam diferentes times. Por fim, para garantir a rapidez na comunicação, pense em adotar soluções como o Slack.

Integrações

Agora que você já viu várias opções tecnológicas para a sua empresa, é interessante ter em mente que elas devem ser integradas umas às outras. Integrar os sistemas de vendas e atendimento, por exemplo, torna a comunicação entre os times mais fluida e agiliza os processos.

Por isso, na hora de avaliar as alternativas tecnológicas disponíveis, busque aquelas que permitam integração com outros sistemas. Assim, você implementa o processo de digitalização em todas as áreas da sua empresa.

Quais são os desafios para implementar a digitalização?

Apesar de ser uma ótima alternativa para as empresas, a digitalização de processos apresenta alguns desafios que precisam ser observados para que tudo ocorra de forma eficiente. Por exemplo, é importante ter uma boa infraestrutura, física e digital, a fim de garantir segurança e evitar perder dados importantes na empresa.

Além disso, deve-se ter um bom planejamento e envolver os setores para que as ferramentas sejam realmente aproveitadas no negócio. Outro ponto com potencial para ajudar e diminuir os desafios é contar com parcerias de empresas que apresentem experiência nesse sentido.

Assim, você tem o suporte de pessoas que já passaram por vários processos de digitalização e sabem o que pode dar errado e quais são as saídas possíveis para cada uma das adversidades.

Quais são os benefícios da digitalização de processos?

Ao investir na digitalização de processos é possível alcançar mais eficiência e ver sua empresa colher os frutos dessa aposta. Se você quer saber quais são as vantagens desse processo, continue a leitura e confira mais abaixo!

Redução de custos

Com a digitalização de processos seu negócio vai ter a disposição uma quantidade maior de recursos, que podem ajudar a aumentar a eficiência e identificar possíveis gargalos que fazem sua empresa gastar mais do que é preciso.

Com essas informações em mãos, basta investir em meios para sanar os problemas e garantir redução de custos. Portanto, não deixe de aplicar boas soluções e investir em digitalização de processos em sua empresa. Assim, você consegue gastar menos e produzir mais.

Otimização de produtividade

Falando em produzir mais, esse é mais um dos benefícios de investir em digitalização de processos em sua organização. Por exemplo, ao apostar em um software de armazenamento em nuvem, caso seja necessário buscar alguma informação, fica mais fácil.

Com apenas alguns cliques é possível fazer a busca e encontrar o documento necessário. Assim, seus colaboradores têm mais tempo para focar em atividades mais estratégicas. Da mesma forma, as outras ferramentas citadas ao longo do tempo tem potencial para fazer seu negócio lucrar cada vez mais.

Aumento da segurança

Ao trazer seus documentos para o ambiente digital, a empresa consegue utilizar recursos de criptografia, senhas complexas e demais camadas de proteção em seus dados. Assim, clientes, colaboradores e fornecedores têm a garantia de que suas informações privadas estão protegidas.

Além disso, você pode utilizar um espaço digital controlado por senhas, contribuindo para que apenas os funcionários autorizados tenham acesso a determinados tipos de documentos. Assim, as informações da empresa são repassadas apenas para quem de fato precisa desse tipo de acesso.

Viu como a digitalização de processos é importante para otimizar o desempenho do seu negócio? Ao implementar algumas melhorias, você consegue facilitar o trabalho dos colaboradores, organizar as atividades cotidianas e ainda oferece mais segurança de dados para todos os envolvidos com sua empresa.

Quer aprender como tornar seu negócio mais eficiente? Então entre em contato conosco e confira quais soluções da Stone podem auxiliar no dia a dia de sua empresa!