Como acompanhar o fluxo de caixa da minha empresa?

Alguma vez você já arrecadou um volume maior de dinheiro, pensou que ia ser um mês com ótimo lucro, mas no fim recebeu bem menos que esperava? Você pode ter feito uma promoção, que aumentou sua receita, mas também impactou em maiores custos para sua loja, por exemplo.

Isso é um problema com o seu fluxo de caixa. Se você tivesse um planejamento organizado de custos e receitas, isso não iria acontecer. Vamos entender melhor o que é esse tal fluxo de caixa e como fazer previsões mais realistas para o seu negócio?

O que é esse tal fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental de controle financeiro para qualquer empresa. Toda empresa, independente do porte e do nível de maturidade, deve se preocupar com o fluxo de caixa.

Ele revela o saldo disponível do empreendimento e possibilita uma visão correta de quanto capital a empresa tem, onde e para qual finalidade foram gastos os recursos. Para ficar mais claro – no fluxo de caixa você deve registrar todas as movimentações que fizer:

• Tudo que pagar

funcionários, compras, fornecedores, despesas fixas e variáveis, comunicação, manutenções, serviços terceiros, impostos, infraestrutura do local, limpeza, etc

• Tudo que receber

vendas feitas à vista, a prazo, em cheque, duplicatas, rendimentos de aplicações etc

• Tudo que está previsto a pagar ou receber

tudo que vocês já sabe que vai gastar ou receber. Ex: caso tenha feito uma compra em 12x, já registre todos os gastos que terá mês a mês. Assim como se tiver feito uma venda em 12x, registre o valor que irá receber a cada 30 dias.

Fluxo de caixa na prática

O fluxo de caixa pode ser feito todos os dias, no final da semana ou até uma vez por mês. Porém, o ideal é que o acompanhamento seja diário e o mais atualizado possível. Assim as chances de erros e surpresas no fim do mês são minimizadas e você garante maior controle do seu negócio.

Criar a rotina de fazer o fluxo de caixa todos os dias não vai ser fácil no início. Mas rapidinho você pega o jeito e vai conseguir sentir o quão bom é tomar decisões baseadas nos números reais do seu negócio. Para ajudar, vamos relembrar a lista do que você vai precisar para montar o seu fluxo de caixa:

• Registro de todas as movimentações financeiras, desde a compra de uma lâmpada, até o grande pedido com o fornecedor;
• Documento com valores, prazos e as formas de pagamento escolhidas;
• Dados diariamente atualizados;
• Análise constante do que é registrado para confirmar se não falta nada e para ter insights que podem ajudar a organizar o negócio;
• Uma planilha para guardar todos os dados, ou uma caderneta bem organizada, ou até, dependendo do seu tamanho, um software de fluxo de caixa.

A Stone tem o Raio X, um aplicativo de conciliação financeira que pode te ajudar muito a fazer o seu fluxo de caixa.

Quais as vantagens de cuidar do fluxo de caixa?

No primeiro momento, o fluxo de caixa mostra quando a empresa tem dinheiro sobrando no caixa e quando faltam recursos para pagar os custos.

Porém, olhando mais a fundo, esse diagnóstico gera uma série de insights ao empreendedor. Com essas informações, você pode planejar investimentos, organizar promoções, planejar empréstimos e créditos, estimular a renovação do estoque, negociar prazo com fornecedores e oferecer mais vantagens aos clientes.

1- Você consegue saber com precisão para onde está indo seu dinheiro.

Com relatório detalhado do fluxo de caixa, fica fácil saber com o que exatamente você está gastando. Assim, é possível visualizar o que gera gastos desnecessários e onde pode alocar novos recursos.

A ideia é que você seja capaz de cortar custos indevidos e investir no que trará mais resultado para o negócio!

2- Não fique sem dinheiro em caixa

Como você terá o planejamento financeiro completo da sua empresa, nunca será pego de surpresa sem dinheiro para comprar matéria-prima ou pagar algum serviço, por exemplo.

Caso você identifique que terá um mês ruim em determinada época, pode se preparar para guardar um dinheiro nos meses anteriores. Ou outra opção é procurar uma instituição financeira e solicitar um empréstimo. O que não dá pra aceitar é ficar com o negócio parado!

3- Todas as contas pagas em dia

Quanto você perde só de juros em contas atrasadas hoje? Com o fluxo de caixa, a ideia é que isso acabe. Como você manterá as informações atualizadas diariamente, pode se lembrar todo dia do que deve pagar.

Essa é uma vantagem simples, mas que pode fazer toda a diferença no fim do mês.

4- Aumenta capacidade de investimento assertivo e crescimento

Com a capacidade de analisar a saúde financeira do negócio, fica mais fácil perceber em quais meses vai sobrar dinheiro no caixa e qual o melhor momento para investi-lo.

Dessa forma, é possível planejar a expansão da loja, por exemplo. Ou o desenvolvimento de um novo produto. E, junto com isso, definir o crescimento e retorno esperado.

De forma mais geral e condensada, no longo prazo o fluxo de caixa ajuda a:

• Analisar a liquidez do negócio;
• Planejar as melhores investimentos;
• Decidir o melhor momento para solicitar crédito;
• Entender a situação financeira da empresa;
• Coordenar a condição de cada conta: à vencer, atrasadas, recebidas/pagas ou as que vencem no dia;
• Oferecer e negociar prazos melhores com clientes e fornecedores;
• Garantir o capital de giro para o negócio.

Como fazer o meu fluxo de caixa?

Primeiro passo

Defina seus custos fixos e variáveis.

Faça uma lista de todos os seus custos fixos – eles precisarão ser considerados todos os meses. Liste também os variáveis e planeje quando você deve pagar cada um deles.

Segundo Passo

Escolha sua forma de registrar movimentações financeira

Você pode separar despesas e receitas por cores diferentes, por exemplo. O importante é que elas estejam visivelmente separadas. Assim fica mais fácil visualizar entradas, saídas e outras movimentações.

Terceiro Passo

Nomeie as categorias de cada registro que fará

Você precisa ser capaz de organizar as contas. Nesse sentido, crie categorias. Por exemplo, em despesas você pode ter as categorias: funcionários, contas, fornecedores, etc.

Cuidado para não criar categorias muito genéricas, como “outros”. Isso pode gerar confusão e diminuir o controle sobre os motivos reais dos maiores gastos e receitas.

Quarto Passo

Registre as movimentações financeiras

Cadastre todas as contas a receber e o que já foi recebido, anote tudo que precisa ser ou já foi pago, etc.

É fundamental que todas as movimentações financeiras estejam no seu controle de fluxo de caixa. Lembrando que o ideal é você atualizá-la diariamente para não deixar nada passar.

Quinto Passo

Avalie os resultados e extraia ideias

Estude seu fluxo de caixa e entenda a dinâmica financeira do seu negócio. Use os dados para fazer previsões e alocar melhor o dinheiro, como já falamos acima.

A partir daqui, é cada vez mais sucesso.

Principais aprendizados desse post:

1.

O fluxo de caixa revela o saldo disponível do negócio e possibilita uma visão de quanto capital a empresa tem, onde e com o que foram gastos os recursos.

2.

No fluxo de caixa você deve registrar todas as movimentações que fizer: tudo que pagar, tudo que receber, tudo que está previsto a pagar ou receber. O ideal é que seja feito diariamente.

3.

Estude seu fluxo de caixa e entenda a dinâmica financeira do seu negócio. Use os dados para fazer previsões e alocar melhor o dinheiro. Com o acompanhamento correto, você só tem a crescer.

Esperamos que essas dicas te ajude a administrar melhor seu negócio, até mais!