Você já adota a gestão de contratos no seu negócio? Esse processo também é muito importante para os pequenos, já que pode proteger a sua empresa de perdas financeiras e outros tipos de prejuízos.
A gestão de contratos contribui para fortalecer suas parcerias de negócio, regulamentar essas relações e tornar os seus relacionamentos com clientes e fornecedores mais duradouros.
No post de hoje, vamos explicar com mais detalhes o que é a gestão de contratos, qual a sua importância e por onde começar a fazê-la. Vem ler!
O que é a gestão de contratos?
A gestão de contratos é o processo de criação, execução, administração e revisão dos documentos contratuais que estabelecem todas as diretrizes para regulamentar uma parceria de negócio (com clientes e fornecedores, por exemplo).
Esse processo tem o objetivo de fazer valer as medidas contratuais, garantindo o cumprimento das cláusulas determinadas e assegurando os direitos de cada uma das partes.
O conteúdo dos contratos pode variar de acordo com a parceria estabelecida, mas costuma incluir os prazos, as obrigações de cada um, os entregáveis, as condições de execução e o nível de qualidade do serviço prestado.
A gestão de contratos é importante para garantir um crescimento sustentável para a sua empresa, a partir da atualização dos documentos de acordo com os momentos do negócio.
Mas os benefícios de contar com esse processo não param por aí. A seguir, confira mais vantagens da gestão de contratos para a sua empresa!
Qual a importância da gestão de contratos?
Veja 5 benefícios de adotar um processo de gestão de contratos para o seu negócio!
1. Segurança
A gestão de contratos protege as empresas contra processos judiciais, já que todas as obrigações estão estabelecidas nos documentos.
Além disso, a gestão de contrato garante a proteção dos dados de todos os envolvidos e evita a perda de informações importantes para o desenvolvimento da parceria.
Contar com uma gestão de contratos eficiente ainda reduz as chances de perdas financeiras importantes, já que aumenta as chances do cumprimento daquilo que foi acordado.
2. Garantia
Os contratos geralmente conferem garantias para todas as partes envolvidas, para não prejudicar qualquer um dos lados e manter uma parceria saudável de negócios.
Os documentos devem trazer também o que precisa ser feito em caso de descumprimento ou de quebra de contrato, o que pode envolver a cobrança de multas dependendo do caso, para evitar prejuízos e oferecer alguma garantia financeira.
Além disso, como o descumprimento pode acarretar multas, isso diminui as chances de acontecer uma quebra de contrato repentina.
3. Alinhamento de expectativas
Os contratos são uma ótima forma de alinhar as expectativas em relação a um serviço ou a uma parceria, já que esses documentos trazem tudo o que deve ser feito enquanto a relação de negócio durar e quais são as obrigações de cada um nesse processo.
Isso evita que uma das partes fique sobrecarregada com um trabalho que não foi combinado, por exemplo.
A gestão de contratos garante a organização e permite que sempre se olhe novamente o contrato para reafirmar quais são as diretrizes e reajustar as expectativas.
4. Cumprimento de prazos
Atrasar um prazo importante pode trazer grandes prejuízos para o seu negócio. A gestão de contratos contribui para que todos os prazos sejam cumpridos, já que os documentos estabelecem as datas e as multas em caso de descumprimento.
Com isso, você tem mais estabilidade nas suas parcerias de negócio e pode se dedicar a estratégias importantes para a empresa, uma vez que o cumprimento de prazos garante o fluxo e a consistência dos processos.
5. Agilidade
A gestão de contratos economiza tempo e agiliza processos, afinal, ela organiza os seus documentos. Se você adota um software de gerenciamento, por exemplo, conta com automações que tornam tudo ainda mais rápido.
Agora que você já sabe dos benefícios da gestão de contratos, por onde começar? O que é importante levar em consideração na hora de implementar esse processo na sua empresa? Confira a seguir!
Por onde começar na gestão de contratos?
Veja 3 passos simples para garantir melhores parcerias de negócio com uma gestão de contratos eficiente!
1. Planejamento e elaboração dos contratos
Planejar os contratos é extremamente importante para as suas parcerias de negócio. É essencial definir, em comum acordo, as obrigações de cada uma das partes, os prazos e as etapas do serviço prestado.
As diretrizes precisam estar muito claras para todas as partes envolvidas e também no momento de elaboração do contrato. Revise o documento para garantir que tudo o que foi combinado anteriormente esteja no contrato.
Se você não tem uma área jurídica no seu negócio, vale terceirizar o serviço e contratar uma empresa especializada no assunto para atender a sua necessidade.
2. Implementação de tecnologia
Há alguns sistemas especializados que auxiliam na gestão de contratos, como softwares para assinatura eletrônica, automação e edição de documentos.
Algumas plataformas para pesquisar são:
- Linte
- Lexdocs
- Santo Contrato
- D4Sign
- Clicksign
Além de agilizarem e organizarem processos, essas ferramentas contribuem para reduzir custos de operação e evitar erros na gestão de contratos. Elas também ajudam a digitalizar a sua empresa e manter a competitividade do negócio no mercado.
3. Atualização dos contratos
Com o tempo, é preciso sempre revisar os contratos para reajustar algum ponto, conforme a relação entre as partes sofrer alguma modificação.
Isso é tão importante quanto estabelecer um contrato do zero. Afinal, se o documento não estiver atualizado, é como se as novas diretrizes não existissem.
Por isso, você deve criar um processo de gestão de contratos na sua empresa ou contar com especialistas na área jurídica para orientarem o seu negócio nesse sentido.
A gestão de contratos, portanto, protege a sua empresa e garante que você não sofra prejuízos financeiros. Para saber mais sobre como cuidar das suas finanças, confira este artigo: Dicas para manter a saúde financeira do seu negócio.
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