Você sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? Ter um negócio e não emitir documentos fiscais para cada venda feita significa praticar o crime de sonegação fiscal. Nesse caso, o seu negócio pode acabar tendo que pagar multas altas. Por isso, é preciso ter muita atenção à emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

Esse processo é importante para se alinhar à legislação brasileira, já que a emissão é obrigatória. Neste post, vamos explicar sobre como você pode realizar essa operação de forma eficiente e segura.

Agora, vamos começar falando sobre o porquê de o empreendedor dever emitir a Nota Fiscal Eletrônica e qual a importância de fazer isso. Vem ler!

Por que o empreendedor deve emitir a nota fiscal?

A NF-e funciona como um comprovante para o governo de que o seu negócio está recolhendo os impostos de forma correta. Além disso, a nota fiscal é um direito do consumidor, que pode utilizar o documento para solicitar a troca de mercadoria, por exemplo. Algumas vantagens de emitir a NF-e para o seu negócio são:

  • armazenamento facilitado das notas;
  • simplificação no momento de consultar os arquivos;
  • rapidez nos processos com a emissão feita digitalmente;
  • diminuição de custos, pois não há gastos com impressão;
  • aumento de produtividade por conta da emissão das notas mais rápida e da liberação do tempo do time.

Além de tudo, o empreendedor iniciante consegue ter um controle financeiro apropriado devido ao armazenamento e ao acesso facilitado às notas. Esses documentos permitem ter uma visão ampla das operações financeiras do negócio e melhoram a competitividade, uma vez que a empresa pode perder parceiros para outras que emitam NF-e, caso ela não faça a emissão.

Qual é a importância de emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica traz diversas informações fiscais importantes a respeito das vendas feitas por um negócio, sendo uma obrigação para os que trabalham com venda de produtos ou serviços. Emitir documentos fiscais é fundamental para cumprir com suas responsabilidades legais junto ao governo. Veja a seguir por que é importante realizar esse procedimento de emissão!

Recolhimento de impostos

A NF-e é uma forma de comunicar às instituições governamentais sobre as operações realizadas pelo seu negócio, funcionando como um comprovante de que você está cumprindo com o devido recolhimento de impostos.

Além disso, o cliente tem direito à nota fiscal referente à compra feita. Afinal, ela é um documento fundamental para que o consumidor exija, por exemplo, a troca de um produto ou a restituição do pagamento.

Cumprimento das exigências legais

Além de a emissão da nota fiscal garantir que o seu negócio opere dentro da lei, ela traz benefícios para ele. Um deles é o armazenamento facilitado: trabalhando com a Nota Fiscal Eletrônica, a guarda dos documentos é mais inteligente e evita que você perca os arquivos importantes.

Rapidez nos processos

Com o armazenamento online, a consulta à NF-e é muito mais simples e ágil. Como a NF é eletrônica, é possível realizar o preenchimento automático de diversas informações repetidas, em vez de gastar tempo preenchendo manualmente os documentos. Dessa forma, ela propicia maior rapidez nos processos.

Diminuição de custos

As Notas Fiscais Eletrônicas são enviadas de forma automática e virtual, sem necessidade de impressão, reduzindo os gastos da operação. Sendo assim, elas diminuem os custos ao mesmo tempo em que aumentam a produção. Esse processo mais ágil de emissão e a ajuda das automações conferem um ganho significativo de produtividade, principalmente ao se utilizar softwares especializados.

Competitividade

Muitos negócios precisam que o parceiro emita nota fiscal para realizar o pagamento. Caso não emita NF-e, a empresa pode perder uma venda para um concorrente que faça a emissão. Por isso, emitir NF-e acaba contribuindo para melhorar a sua competitividade no mercado.

Agora que você já sabe os benefícios de emitir a Nota Fiscal Eletrônica, vamos ver como você pode realizar esse processo? Confira no próximo tópico!

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica de forma eficiente?

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, é necessário ter um certificado digital, uma espécie de assinatura virtual. Ele é feito pelo governo que autoriza o processo de emissão da NF-e e de envio do documento para a Secretaria da Fazenda (Sefaz). Observe abaixo algumas dicas para emitir os documentos fiscais do seu negócio!

Procure uma Autoridade Certificadora

Existem várias empresas que fornecem o certificado para negócios por preços semelhantes. Para ter acesso a essa assinatura digital, é preciso recorrer a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como é o caso da Caixa Econômica Federal (CEF).

Faça um cadastro na Sefaz

É necessário realizar um cadastro fiscal na Sefaz do seu estado. Já se o seu negócio presta serviços, o credenciamento deve ser feito junto à prefeitura da sua cidade. Por fim, há duas formas de emitir as notas: por meio de sistemas gratuitos da Sefaz ou da prefeitura e por meio de softwares especializados integrados ao sistema do governo.

Esses últimos têm a vantagem de centralizar todos os processos importantes para a gestão do seu negócio, bem como de facilitar ainda mais o processo de emissão das notas fiscais e de garantir maior segurança aos arquivos.

Utilize o certificado digital

Para emitir as notas fiscais, é necessário utilizar o certificado digital, que autorizará o processo ao ser instalado no computador. Além disso, você precisa definir qual o tipo de Nota a ser emitida: NF-e; NFS-e; NFC-e. Veja mais detalhes no próximo tópico.

Escolha o tipo de nota

Para começar a emitir suas notas fiscais digitalmente, é preciso definir qual o tipo de nota de acordo com a operação do seu negócio.

Se você vende produtos, a Nota Fiscal Eletrônica adequada é a NF-e tradicional. Já se você faz prestação de serviços, é necessário emitir a NFS-e — Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Nos casos de vendas de varejo, sem identificação do comprador, o documento adequado é a NFC-e, ou seja, a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica.

Obtenha a autorização da Sefaz

Uma vez que você já sabe o tipo de Nota Fiscal Eletrônica a ser emitida, é hora de confirmar o cadastro fiscal na Secretaria da Fazenda do seu estado. Afinal, só é possível começar a emitir a NF-e a partir dessa autorização.

Cada região tem um processo próprio para realização do cadastramento. O mais indicado nesse caso é, então, conferir quais são as regras para cadastrar o seu negócio seguindo as diretrizes do seu estado.

Além disso, se o seu negócio presta serviços, você precisa se cadastrar na prefeitura da sua cidade para poder emitir as notas fiscais. Entre no site da prefeitura da sua localidade e preencha o formulário de credenciamento correspondente.

Veja as formas de emissão

Existem algumas opções para você emitir suas notas fiscais referentes à venda de produtos ou serviços. Uma das formas é contar com o sistema emissor da Sefaz, para o primeiro caso, ou o da prefeitura da sua cidade, no segundo caso. Ambos são gratuitos e permitem a emissão de notas eletrônicas. Por outro lado, esse modelo não armazena todas as informações, que precisam ser repetidas a cada emissão de nota.

Já a outra forma é contar com um software de gestão que esteja integrado ao sistema da Sefaz. As vantagens aqui são: gerenciamento de um grande volume de notas, acesso facilitado a esses documentos e armazenamento seguro.

Além disso, como estamos falando de um sistema de gestão integrado, é possível centralizar todas as notas e informações sobre as transações em um único lugar. Assim, você otimiza ainda mais a produtividade da equipe e o fluxo dos processos.

Seja detalhista na hora do cadastro

Procure ser detalhista ao cadastrar clientes e produtos. Essas informações são muito relevantes e devem ser analisadas com cuidado antes da emissão de um documento fiscal. Se a nota fiscal for bem preenchida, o colaborador ganha tempo ao evitar paradas desnecessárias e retrabalho. Insira corretamente os dados: CPF ou CNPJ, endereço completo, inscrição estadual e razão social.

No cadastro dos produtos, também há diversas informações importantes a serem registradas. Forneça:

  • o código de barras;
  • a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
  • a quantidade;
  • a descrição;
  • a origem (se é importada ou nacional);
  • o preço de venda e de custo;
  • o tipo de item, por exemplo, matéria-prima, produto de revenda, consumo, material de uso comum e assim por diante.

Classifique os produtos de forma adequada

Classifique adequadamente os seus produtos, já que a classificação de maneira incorreta gera dificuldades com a fiscalização. O sistema não detecta esse tipo de erro, mas as autoridades competentes conseguem visualizá-lo com facilidade. A consequência de uma falha será o pagamento impróprio de tributos, bem como o recebimento de notificação e multas.

A emissão de Notas Fiscais de Venda deve ser automatizada ao máximo para evitar esse tipo de transtorno. Isso porque esses documentos são bastante comuns e geralmente correspondem ao maior número de arquivos emitidos. Faça a revisão dos processos do seu negócio para averiguar se existem possibilidades de aperfeiçoamento nesse sentido.

Evite cálculos manuais

Na hora de fazer uma nota de devolução, verifique se as informações inseridas estão iguais às do documento fiscal original. Ela apenas será diferenciada pelo Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP). Caso a devolução seja parcial, os valores indicados precisam ser proporcionais ao que foi devolvido pelo cliente.

Assim, uma boa ideia é evitar os cálculos manuais, visto que um sistema de gestão consegue apurar todos os valores oriundos de notas fiscais de serviços ou produtos que estão sendo faturadas. A tecnologia ajuda ainda a calcular os tributos que serão registrados no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e que aparecerão no XML.

Use a tecnologia a favor

Utilize as tecnologias disponíveis no mercado e automatize a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Elas eliminam as falhas humanas que ocorrem se os processos são executados manualmente. Faça uso de um sistema de gestão específico para o seu negócio para aderir à automatização. Há diversas soluções inteligentes que podem evitar preocupações e estresse.

Depois que o sistema finalizar a emissão da NF-e e do DANFE, imprima-os e envie ao cliente que efetuou a compra do produto para confirmar a existência do documento fiscal. Armazene o XML durante cinco anos para atender a uma possível solicitação de apresentação que pode ser requerida pelo Fisco. Os recursos tecnológicos são essenciais para o armazenamento seguro.

Entendeu como os pequenos negócios podem emitir Nota Fiscal Eletrônica? A emissão de documentos fiscais desse tipo é indispensável para evitar transtornos com o Fisco. O empreendedor que deixa de cumprir com essa obrigação estará desobedecendo ao ordenamento jurídico vigente e ainda corre o risco de sofrer penalidades indesejadas.

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