Você sabe como emitir nota fiscal eletrônica? Ter um negócio e não emitir nota fiscal para cada venda feita significa praticar o crime de sonegação fiscal. Nesse caso, a sua empresa pode acabar tendo que pagar multas altas. Por isso, é preciso ter muita atenção ao processo de emissão da nota fiscal eletrônica. 

Por isso, no post de hoje, vamos falar sobre como você pode realizar essa operação de forma eficiente e segura. Agora, vamos começar falando sobre a importância de fazer a emissão da nota fiscal eletrônica. Vem ler!

Três principais aprendizados de hoje

  1. Emitir a nota fiscal eletrônica para as vendas feitas pela sua empresa é importante para se alinhar à legislação brasileira, já que a emissão é obrigatória. A NF-e funciona, portanto, como um comprovante para o governo de que o seu negócio está recolhendo os impostos de forma correta. Além disso, a nota fiscal é um direito do consumidor, que pode utilizar o documento para solicitar a troca de mercadoria, por exemplo. 
  2. Algumas vantagens de emitir a NF-e para a sua empresa são: armazenamento facilitado das notas, simplificando o processo de consulta aos arquivos; rapidez no processos, já que toda a emissão é feita digitalmente; diminuição de custos, já que não há gastos com impressão; aumento de produtividade, uma vez que a emissão das notas é mais rápida, liberando o tempo do time; controle financeiro, já que o armazenamento e o acesso facilitado às notas permitem ter uma visão ampla das operações financeiras da empresa; melhora da competitividade, uma vez que você pode perder parceiros para empresas que emitam NF-e, caso o seu negócio não faça a emissão. 
  3. Para emitir as notas fiscais, é preciso ter um certificado digital que autorize o processo. Além disso, você precisa definir qual o tipo de nota a ser emitida (NF-e; NFS-e; NFC-e). Depois, é necessário realizar um cadastro fiscal na Sefaz do seu estado. Já se a sua empresa presta serviços, o credenciamento deve ser feito junto à prefeitura da sua cidade. Por fim, há duas formas de emitir as notas: por meio de sistemas gratuitos da Sefaz ou da prefeitura e por meio de softwares especializados integrados ao sistema do governo. Estes últimos têm a vantagem de centralizar todos os processos importantes para a gestão da sua empresa, facilitar ainda mais o processo de emissão das notas fiscais e garantir maior segurança aos arquivos.  

Qual a importância de emitir a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (ou NF-e) traz diversas informações fiscais importantes a respeito das vendas feitas pela sua empresa, sendo uma obrigação para os negócios que trabalham com venda de produtos ou serviços. 

Emitir notas fiscais é fundamental para cumprir com suas responsabilidades fiscais junto ao governo. Assim, a NF-e é uma forma de comunicar às instituições governamentais sobre as operações realizadas pelo seu negócio, funcionando como um comprovante de que você está cumprindo com o devido recolhimento de impostos.

Além disso, o cliente tem direito à nota fiscal referente à compra feita. Afinal, ela é um documento fundamental para que o consumidor exija, por exemplo, a troca de um produto ou a restituição do pagamento. 

Além da emissão da nota fiscal garantir que a sua empresa opere dentro da lei, ela traz benefícios para o seu negócio. A seguir, listamos algumas vantagens de emitir a nota fiscal eletrônica:

  • Armazenamento facilitado: trabalhando com a nota fiscal eletrônica, o armazenamento dos documentos é mais inteligente, evitando que você perca os arquivos importantes. Além disso, com o armazenamento online, a consulta à NF-e é muito mais simples e ágil. 
  • Rapidez nos processos: como a NF é eletrônica, é possível realizar o preenchimento automático de diversas informações repetidas, ao invés de gastar tempo preenchendo manualmente os documentos. 
  • Diminuição de custos: as notas são enviadas de forma automática e virtual, sem necessidade de impressão, reduzindo os gastos da operação. 
  • Aumento de produtividade: com o processo mais ágil de emissão e com a ajuda das automações, você tem um ganho significativo de produtividade, principalmente, ao utilizar softwares especializados.  
  • Controle financeiro: o armazenamento das notas e a busca facilitada permitem ter uma visão mais clara sobre o negócio, otimizando o controle financeiro da sua empresa.  
  • Competitividade: muitas empresas precisam que o parceiro emita nota fiscal para realizar o pagamento. Caso não emita NF-e, a empresa pode perder uma venda para um concorrente que faça a emissão. Por isso, emitir NF-e acaba contribuindo para melhorar a sua competitividade no mercado. 

Agora que você já sabe os benefícios de emitir a nota fiscal eletrônica, vamos ver como você pode realizar esse processo? Confira no próximo tópico!

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

Para emitir a nota fiscal eletrônica, é necessário ter um certificado digital, uma espécie de assinatura virtual feita pelo governo que autoriza o processo de emissão da NF-e e de envio do documento para a Sefaz (Secretaria da Fazenda).  

Para ter essa assinatura, é preciso recorrer a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como é o caso da Caixa Econômica Federal. A seguir, veja alguns requisitos para emitir suas notas fiscais!

  1. Tipo de nota

Para começar a emitir suas notas fiscais digitalmente, é preciso definir qual o tipo de nota de acordo com a operação da sua empresa. 

Se o seu negócio vende produtos, a nota fiscal eletrônica adequada é a NF-e tradicional. Já se você faz prestação de serviços, é necessário emitir a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).

Já para os casos de vendas de varejo, sem identificação do comprador, o documento adequado é a NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica).

  1. Cadastro fiscal

Uma vez que você já sabe o tipo de nota fiscal eletrônica a ser emitida, é hora de realizar o cadastro fiscal na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Afinal, só é possível começar a emitir a NF-e a partir dessa autorização. 

Cada região tem um processo próprio para realização do cadastramento. O mais indicado, nesse caso é, então, conferir quais são as regras para cadastrar a sua empresa seguindo as diretrizes do seu estado. 

Além disso, se o seu negócio presta serviços, você precisa se cadastrar na prefeitura da sua cidade para poder emitir as notas fiscais. Entre no site da prefeitura da sua localidade e preencha o formulário de credenciamento correspondente.  

  1. Formas de emissão

Existem algumas opções para você emitir suas notas fiscais referentes à venda de produtos ou serviços. 

Uma das formas é contar com o sistema emissor da Sefaz, para o primeiro caso, ou da prefeitura da sua cidade, no segundo caso. Ambos são gratuitos e permitem a emissão de notas eletrônicas. Por outro lado, esse modelo não armazena todas as informações, que precisam ser repetidas a cada emissão de nota. 

Já a outra forma é contar com um software de gestão que esteja integrado ao sistema da Sefaz. As vantagens aqui são: gerenciamento de um grande volume de notas, acesso facilitado a esses documentos e armazenamento seguro.

Além disso, como estamos falando em um sistema de gestão integrado, é possível centralizar todas as notas e informações sobre as transações em um único lugar. Assim, você otimiza ainda mais a produtividade da equipe e o fluxo dos processos. 

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