Como você faz a sua gestão de tempo? A gente sabe como o dia a dia de quem tem um negócio é cheio! São milhares de itens para equilibrar: gerenciamento dos colaboradores, controle de estoque, supervisão do atendimento ao cliente, estratégias de vendas e por aí vai!

Pensando nisso, separamos algumas dicas para você gerir melhor o seu tempo e se tornar alguém mais produtivo, sem se estressar. Vem conferir!

Três principais aprendizados de hoje

  1. Se você tem um negócio, sabe que tem que dar conta de muitas atividades todos os dias. Durante nosso post, vamos trazer algumas dicas para você gerir melhor o seu tempo e otimizar a produtividade. Confira quais são elas: 1) organize as atividades; 2) priorize as tarefas; 3) busque o equilíbrio mental; 4) teste diferentes metodologias de produtividade; 5) apoie-se na tecnologia.
  2. Para uma gestão de tempo eficiente, primeiro, é necessário anotar todas as tarefas que você precisa fazer e o tempo para cada uma em um único lugar, como uma agenda. Depois, é hora de priorizar o que tem que ser feito. Para decidir o que vem em primeiro lugar, estabeleça alguns critérios, como prazo da tarefa, sua importância e se ela pode ser delegada a alguém. A partir disso, comece pelos itens urgentes e vá descendo na hierarquia que você estabeleceu. O terceiro ponto para melhorar a gestão de tempo é manter a sua saúde mental. Para isso, faça atividades que aliviam a mente e tragam uma sensação de paz e conforto, como exercícios ao ar livre, yoga e meditação. Assim, você se prepara para enfrentar os desafios do negócio com mais clareza.
  3. Nossa quarta dica é que você teste diferentes técnicas para otimizar sua produtividade e a do seu time. Duas delas são a pomodoro e o Kanban. A primeira trabalha com pequenos ciclos que intercalam 25 minutos de produtividade com pequenos intervalos. Já o Kanban é baseado em um quadro visual que permite identificar o progresso das atividades do time. Por fim, conte com aplicativos focados em controle de horas e gerenciamento de tarefas. Hoje, há opções para monitorar tanto a produtividade individual (Atracker e Rabbiit) como a da equipe (Asana, Monday e Trello). Teste as alternativas e descubra a que funciona melhor para você.

Organize as atividades

O primeiro passo para otimizar a sua gestão de tempo, é saber o que deve ser feito. Então, organize todas as atividades. Para isso, utilize uma agenda física ou online. Inclua nela tudo o que você tem que fazer no dia, na semana e no mês. Coloque também o tempo que será dedicado a cada uma das tarefas.

O ideal é concentrar as atividades em um lugar só, para não se perder. Então, nada de ficar anotando os seus compromissos em papéis espalhados que você nunca mais vai olhar.

É claro que, se você lembrar de algo e não tiver como anotar diretamente na agenda, pode usar um post-it ou o seu celular para fazer anotações. Mas, depois, tente passar esses compromissos para a agenda.

Escrever as atividades que devem ser feitas alivia a mente e abre espaço apenas para a execução do trabalho, sem que você tenha que se preocupar em lembrar de tudo.

Na hora de organizar suas tarefas, separe também um tempo de lazer e com a família. A gestão de tempo no negócio não tem o objetivo de fazer você trabalhar 24 horas por dia sem descanso e dar conta de tudo de uma vez.

Pelo contrário, gerir bem os seus compromissos significa escolher e priorizar o que tem de ser feito dentro do tempo disponível para isso de acordo com o que você estabeleceu.

Priorize as tarefas

Agora que você já sabe tudo o que deve ser feito, é preciso escolher o que vem antes e o que vem depois. Isso significa priorizar as tarefas.

A gente sabe que nem sempre é fácil definir o que é mais importante, mas esse exercício contribui muito para a sua gestão de tempo.

Separe os itens de acordo com a urgência. Alguns critérios que podem te ajudar nessa hora são:

  • verificar quais tarefas tem prazo definido
  • analisar se alguma atividade pode ser delegada a outro profissional
  • entender qual a importância de cada tarefa

A partir disso, você consegue hierarquizar as atividades, separando o que é urgente do que não é. Assim, comece executando as prioridades e, conforme elas forem finalizadas, você pode partir para a próxima atividade.

Priorizar tarefas é uma das formas mais eficientes de gerir o seu tempo para resolver os desafios que o seu negócio apresenta.

Se você tem uma equipe, mostre esse método aos colaboradores para que eles também façam uma gestão eficiente do tempo e saibam estabelecer o que deve ser feito primeiro. Com isso, a produtividade do time tende a aumentar, evitando o retrabalho e atrasos de tarefas urgentes.

Busque o equilíbrio mental

Como a rotina de quem tem uma empresa pode ser bastante estressante, com muitas decisões importantes a serem feitas e riscos sendo tomados o tempo todo, é preciso manter o equilíbrio mental para não se esgotar.

Muitas cobranças, às vezes, atrapalham a produtividade. Então, tenha em mente que você não precisa dar conta de tudo sempre. Por isso que falamos em priorizar tarefas e escolher o que será feito a cada dia.

Além disso, algumas atividades ajudam você a manter a saúde mental, como meditação, exercícios ao ar livre, yoga e leitura. Não é por acaso que sempre vemos matérias contando que donos e donas de negócio pelo mundo praticam essas atividades.

Escolha alguma que te traga conforto e uma sensação de paz para começar. Ter um momento no dia dedicado a olhar para dentro e respirar pode fazer uma grande diferença para a execução de tarefas importantes e que exijam clareza.

Teste diferentes metodologias de produtividade

Você já deve ter ouvido falar da técnica pomodoro, não é? Ela é uma metodologia de produtividade que divide o tempo em pequenos ciclos de intervalos curtos. Então, você passa 25 minutos focando em uma única atividade e 5 minutos em pausa e assim por diante até finalizar a tarefa.

Nos intervalos, você pode aproveitar para ir ao banheiro, tomar um café ou responder uma mensagem, por exemplo. Depois de alguns ciclos completos, o recomendado é fazer um intervalo maior antes de recomeçar a produzir. Assim, sua mente fica descansada e consegue focar 100% nas atividades.

Como a técnica pomodoro, há ainda outras metodologias que contribuem para a produtividade, não apenas individual, como do time. É o caso do Kanban. No geral, ele consiste em montar um quadro com 3 colunas: a fazer, fazendo e feito.

As atividades devem ser dispostas entre essas colunas e, conforme forem executadas, elas avançam no quadro. Esse método é eficiente, porque permite identificar lacunas e pontos de melhoria para as estratégias da empresa.

Além disso, como o Kanban é bastante visual, todo o time consegue saber o progresso de cada projeto e traçar um plano para otimizar os resultados.

O ideal é que você e a sua equipe testem diferentes metodologias de produtividade para entender quais são as que mais funcionam para o negócio.

Apoie-se na tecnologia

Hoje, existem diversos aplicativos que ajudam os empreendedores e empreendedoras a fazer um melhor gerenciamento do seu tempo.

Alguns apps para otimizar a produtividade individual são: Atracker e Rabbiit. Eles permitem categorizar tarefas e cronometrá-las, gerando relatórios a respeito da sua produtividade. Assim, é possível saber onde o seu tempo está sendo gasto e rever prioridades.

Já para auxiliar na gestão de tempo do time, que tal testar apps como Asana, Monday e Trello? Com esses aplicativos, é possível priorizar e delegar tarefas, com a ajuda de quadros visuais semelhantes ao Kanban. Eles também oferecem opções gratuitas que atendem bem às necessidades de gerenciamento de atividades.

E aí, qual dica é a sua preferida para fazer uma gestão mais eficiente do seu tempo?

Obrigada pelo papo e conte com a gente!

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