Não precisa ser um empreendedor experiente para saber que uma boa gestão financeira é essencial para garantir a sobrevivência de qualquer empreendimento. No entanto, só quem é responsável por administrar as finanças de uma empresa sabe o quão desafiador é garantir o controle do que entra e sai.

Afinal, além da necessidade de fazer atualizações constantemente para manter o fluxo de caixa correto, é preciso estar atento aos possíveis riscos de ocorrer fraudes. Sendo assim, para evitar surpresas desagradáveis e prejuízos altos, é importante que você comece a fazer uso da conciliação bancária.

Essa ação visa comparar os relatórios financeiros internos com os extratos da conta bancária utilizada pela empresa. O intuito é conferir se os dados estão de acordo ou se existe alguma divergência entre eles.

Devido à importância da conciliação bancária para a gestão financeira da sua empresa, elaboramos este artigo para explicar como essa solução funciona na prática e como é eficiente na prevenção de prejuízos oriundos de fraudes. Acompanhe a leitura!

Como funciona a conciliação bancária?

A conciliação bancária é um processo de gestão financeira que consiste em conferir se o saldo que entrou é o mesmo do extrato bancário. Para ficar mais fácil de você entender, imagine que em um determinado dia você tenha vendido um total de R$ 1.500 no cartão de crédito, no dia seguinte vendeu mais R$ 1.850 e outro dia mais R$ 1.300.

Certamente, foi feito o registro dessas entradas no controle interno da sua empresa. Logo, a soma das vendas dos três dias dá R$ 4.650. Então, para confirmar se o valor pago por seus clientes "caiu" na conta da empresa, é emitido o extrato bancário que, nesse caso, precisa ter o saldo de R$ 4.650.

Ao fazer esse comparativo regularmente você está colocando em prática a conciliação bancária. Sendo assim, vale ressaltar que esse processo não é o mesmo que o fluxo de caixa, pois o fluxo de caixa tem como objetivo registrar o que entra e sai da empresa gerando um controle interno.

Enquanto que a conciliação bancária faz a comparação do controle financeiro interno com o extrato bancário. Logo, trata-se de um processo essencial para manter as finanças da empresa em dia, otimizar o planejamento orçamentário e até mesmo evitar os prejuízos causados por fraudes.

Afinal, é muito visível que a digitalização tenha gerado inúmeras facilidades para a empresa e, principalmente, para o consumidor atual. No entanto, paralelo a esse processo de desenvolvimento e inovação saudável das empresas há um crescimento na quantidade de golpes e fraudes aplicados em empreendedores de diversos segmentos.

Para você ter uma ideia, a emissão de comprovantes de pagamento falsos é considerado o golpe mais utilizado no Brasil. Uma das razões para que a quantidade de golpes aplicados só aumenta no Brasil é a facilidade que os golpistas têm de se ajustar ao avanço da tecnologia e desenvolver meios (quase) imperceptíveis de fraudar um documento, como um boleto bancário e comprovante de pagamento.

Por esse motivo, é crucial que você, como empreendedor, direcione uma atenção ainda maior para esse risco. Nesse caso, a realização da conciliação bancária já ajuda (e muito) na prevenção de fraudes envolvendo boleto bancário.

Mas esse processo pode ser feito com o auxílio de outras ferramentas que ajudam na identificação de um falso boleto. Além disso, existem algumas dicas que também podem ajudar você a analisar a veracidade desse documento. São elas:

  • verifique se os últimos dígitos do código de barras correspondem com o valor a ser pago. Caso seja diferente, o boleto tem grandes chances de ser falso;
  • verifique também se os primeiros dígitos do código de barras são os mesmos números do código do banco emissor;
  • certifique se os dados do boleto, como nomes, CPF ou CNPJ estão corretos;
  • desconfie quando há dificuldade para fazer a leitura do código de barras.

Como fazer a conciliação bancária?

É muito comum que os empreendedores utilizem planilhas ou até mesmo um caderno para fazer as anotações e comprarem os saldos. No entanto, essas ferramentas não são indicadas, pois apresentam uma margem de erro significativa.

Então, por mais simples que pareça ser uma conciliação bancária, é muito importante que a sua execução seja feita a partir de um processo bem estruturado para evitar erros e alcançar o objetivo. Sendo assim, veja só o que você precisa fazer para garantir a eficiência da sua conciliação bancária.

Faça o registro diário das movimentações financeiras

O controle das movimentações de entradas e saídas da empresa deve ser algo feito diariamente. Nesse caso, é preciso considerar tudo, até mesmo as taxas cobradas pelos bancos.

Além disso, ressaltamos a importância de criar o hábito de armazenar todos os documentos que comprovem as movimentações financeiras, como extratos, transferências bancárias, comprovantes de pagamentos, notas fiscais e recibos.

Verifique o saldo bancário

Após fazer o registro das movimentações financeiras é hora de conferir se os saldos estão de acordo com o extrato bancário. Para fazer essa comparação, aconselhamos a utilização dos arquivos do banco disponibilizados nos formatos PDF ou OFX.

Confira os detalhes dos lançamentos

Esteja atento às informações sobre os lançamentos. Verifique se as datas e os valores estão corretos. Ao fazer essa análise, observe se o saldo previsto condiz com o salto atual. Além disso, confira se todas as movimentações que estavam previstas de fato aconteceram. Ter esse controle é fundamental para manter as suas finanças em ordem e, sobretudo, para identificar de imediato algum prejuízo causado por golpe.

Portanto, além de colocar em prática essas dicas, vale ressaltar que você pode fazer uso de ferramentas digitais - como aplicativos para controle financeiro -, para alcançar um melhor resultado e otimizar o seu tempo. Hoje em dia, já existem diversas ferramentas que auxiliam tanto na gestão financeira como na identificação de boletos fácil tornando, assim, mais segura e prática a conciliação bancária.

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