Conciliação de cartão de crédito: confira a melhor forma de fazer

A conciliação de crédito é fundamental para o controle financeiro do seu negócio. A sua empresa já adota essa prática?

Se você quer ter mais previsibilidade sobre o quanto vai receber e poder investir na sua loja, deve ter atenção na hora de verificar o fluxo de caixa em comparação com os seus registros de vendas. Isso envolve a prática de conciliação, para um melhor planejamento das suas finanças e para manter a saúde financeira do seu negócio.

Pensando em ajudar você a incorporá-la no dia a dia da sua empresa, elaboramos este post para explicar o que é a conciliação de crédito, como ela funciona e qual a sua função para pequenos negócios. Também vamos trazer algumas dicas para você fazer a conciliação e mostrar como a tecnologia pode ajudar nesse processo. Quer saber mais? Então, vem ler!

O que é a conciliação de crédito?

A conciliação de cartão de crédito corresponde à validação dos dados de uma venda feita com cartão, garantindo o controle sobre as transações realizadas no negócio. Um dos objetivos da conciliação é verificar se as suas vendas foram realmente pagas de acordo com o valor cobrado, para evitar rombos financeiros no seu fluxo de caixa.

Essa prática deve ser feita pelos lojistas para conferir se as informações da maquininha de cartão de crédito correspondem aos valores das transações de vendas registradas.

Pode acontecer, por exemplo, de você ter um comprovante de cartão a respeito de uma venda, mas cujo valor não aparece registrado no seu sistema. A conciliação permite que você identifique esse tipo de situação na sua empresa, entenda o que aconteceu e tome providências de maneira rápida para evitar que a situação se agrave.

Com a conciliação, você consegue ter clareza sobre o movimento financeiro realizado por meio da adquirente, desde as vendas, os recebimentos e os cancelamentos, até os ajustes, os chargebacks e as taxas. Ou seja, a conciliação permite ter uma visão ampla sobre todas as operações que impactam diretamente o seu caixa.

Nesse processo, com a maquininha de cartão, você tem acesso aos valores brutos e líquidos das transações para um controle ainda mais eficiente, entendendo o saldo disponível do negócio.

Além disso, se você trabalha com pagamentos automáticos, a conciliação permite ver se eles foram realizados corretamente.

Como a conciliação de crédito funciona?

A conciliação de crédito funciona como um acompanhamento dos valores que o seu negócio recebe, em comparação ao que está registrado nos seus sistemas (ou planilha).

Esse processo é bastante eficiente para ter maior visibilidade a respeito dos seus recebíveis e comparar o controle interno (o fluxo de caixa, ou entradas e saídas) com o saldo da conta, além de ajudar nas tomadas de decisão.

A ideia é conciliar os extratos do banco em relação ao saldo do caixa, verificar entradas e saídas e detectar possíveis divergências entre esses valores.

Qual a função da conciliação de crédito?

A conciliação de crédito ajuda a saber se você está recebendo o que deveria pelas suas vendas para ter um controle financeiro mais eficiente no seu negócio. Essa prática também contribui para ter mais previsibilidade sobre os valores a receber.

Com isso, você consegue fazer um planejamento mais preciso, com informações realistas sobre o negócio. Assim, você pode planejar um determinado investimento na sua loja, como uma reforma ou o lançamento de um novo produto.

Investir nessa prática significa também ter os seus saldos sempre atualizados, de modo que você saiba quanto dinheiro tem para alocar, consiga identificar fraudes e golpes e identifique se faltou realizar algum pagamento.

Além disso, a conciliação de crédito também tem o objetivo de verificar as taxas cobradas em cada transação, dependendo da bandeira, e analisar se elas estão de acordo com o que foi previamente combinado. Essas tarifas podem variar, por exemplo, dependendo da forma de pagamento utilizada, como parcelamento ou à vista.

Assim, é possível perceber erros nas operações com rapidez, como cancelamentos e duplicação de vendas, o que pode ser verificado entrando em contato com a adquirente para reverter essa situação.

Agora que você já sabe o que é a conciliação de cartão de crédito, como ela funciona e qual a sua função, vamos ver como você pode fazer a conciliação de forma eficiente. Confira a seguir!

Dicas para fazer a conciliação de cartão de crédito

Separamos 3 dicas para você fazer a conciliação corretamente na sua empresa e desfrutar de todos os benefícios dessa prática. Vem ver!

Faça registros diários

Os registros diários são fundamentais para você ter as bases de comparação quando verificar extratos e notas fiscais. Por isso, não negligencie esse ponto. Esses registros podem ser feitos em uma planilha ou em um software, embora este último seja mais recomendado, como vamos ver mais para frente.

A prática de registrar os valores evita golpes e fraudes nas maquininhas, que acontecem quando uma pessoa má intencionada troca o dispositivo original e o valor cobrado na transação é transferido para a pessoa que está aplicando o golpe.

Mas, com a conciliação de cartão de crédito isso pode ser descoberto prontamente e revertido para não causar maiores prejuízos para o negócio.

Acompanhe as taxas por bandeira

Como as bandeiras podem ter taxas diferentes, você precisa ter atenção a esse ponto durante o processo de conciliação de cartão de crédito, caso contrário, pode acabar fazendo cálculos errados que prejudicam o seu negócio financeiramente.

Por isso, anote todas as taxas e verifique qual bandeira foi utilizada em cada transação. A ideia é comparar os seus registros com o que aparece na maquininha para verificar se as informações correspondem.

Afinal, se as taxas foram cobradas indevidamente e você não fizer a verificação adequada, pode arcar com um valor que não corresponde ao contrato estabelecido. Se isso acontecer todos os meses, imagine o prejuízo financeiro que a sua empresa vai ter?

Utilize a tecnologia para ajudar

A conciliação de cartão de crédito até pode ser feita manualmente, no papel ou por meio de planilha. Mas isso aumenta muito as chances de erros, como duplicações de informações e problemas de digitação. Isso leva a erros de cálculo e prejuízos financeiros que podem demorar para serem detectados.

Nesse cenário, utilizar a tecnologia é uma excelente alternativa para automatizar o processo de conciliação, garantir a segurança dos dados, ter informações sempre atualizadas e contar com o backup das transações realizadas.

Além disso, a conciliação manual acaba tomando muito tempo. Com a tecnologia, tudo é automático, aumentando a produtividade da empresa.

Como controlar os recebimentos do cartão de crédito?

Controlar os recebimentos do cartão de crédito pode dar trabalho se for um processo feito manualmente. Por isso, também aqui é interessante utilizar a tecnologia para realizar um controle, como em um sistema de gestão.

Assim, você tem mais controle sobre seu fluxo de caixa e sobre os seus registros, incluindo as datas e os valores das transações. De maneira automática, você pode escolher uma determinada data para entender qual será o valor disponível na sua conta, a partir das informações reunidas na sua maquininha. Com isso, fica muito mais fácil se planejar, pensar nas melhores estratégias e tomar decisões.

Além disso, evitando golpes e cobranças indevidas, você mantém a saúde financeira da empresa, com mais segurança e conforto para o seu dia a dia.

Como a Stone ajuda com a conciliação de crédito?

A Stone automatiza seus recebimentos, facilitando o processo de conciliação, já que o registro é feito com o auxílio da tecnologia e não manualmente.

A Stone tem uma funcionalidade específica para conciliação, que mostra todas as transações e demais informações financeiras a cada dia. Com essa aplicação, você consegue ver os valores brutos e líquidos das operações, cancelamentos e os dados a respeito da antecipação de recebíveis, dos parcelamentos e dos chargebacks.

Você tem acesso aos arquivos (em formato XML) a respeito dessas transação por tempo ilimitado, facilitando o seu controle financeiro. Além disso, a Stone não precisa autorizar a emissão dos arquivos, você consegue realizar esse processo imediatamente.

Além disso, a aplicação de conciliação da Stone centraliza os dados sobre as suas transações (que passaram pela maquininha) em um arquivo único, aumentando a eficiência da sua gestão financeira.

A Stone tem diversas soluções para o controle financeiro do seu negócio e você consegue fazer todo o gerenciamento das suas vendas por meio do aplicativo. Com isso, é possível identificar todas as entradas da empresa, fazer a gestão dos seus recebimentos, aumentar a visibilidade das cobranças indevidas e acompanhar a performance do seu negócio.

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O que você achou do post de hoje? Se quer saber mais sobre como a Stone pode facilitar a conciliação de cartão de crédito para uma melhor gestão financeira da sua empresa, entre em contato com a gente! Nossos especialistas estão prontos para tirarem todas as suas dúvidas e elevar a sua empresa para o próximo nível!