Se você é um gestor, conhece bem a dificuldade de se manter a par de todos os processos necessários para manter as suas atividades em dia com as questões legais. Contudo, nem sempre os donos de negócios sabem o que fazer para diminuir os entraves que esses processos podem gerar, prejudicando a empresa em vários sentidos.

Portanto, é fundamental saber o que pode ser otimizado para que as rotinas se tornem mais eficientes e o negócio alcance os seus objetivos com mais facilidade e menos obstáculos. Pensando nisso, apresentaremos para você nos próximos tópicos 6 dicas de como reduzir a burocracia no negócio.

Descubra qual o impacto dos processos burocráticos para as suas atividades e o que fazer para contorná-los, otimizando o tempo dos seus funcionários, aumentando a produtividade de todos e, ainda, se mantendo dentro da legalidade.

O que é a burocracia empresarial?

Os processos burocráticos pelos quais as empresas devem passar garantem que todas as suas atividades sejam executadas com regularidade, e os seus processos e projetos aprovados pelos órgãos competentes.

Apesar de ser importante e evitar que o negócio precise lidar com questões legais, o excesso de burocracia pode gerar também uma série de prejuízos para as empresas. Quando há muitos processos burocráticos com os quais lidar, as atividades passam por entraves, levam mais tempo para serem concluídas, há queda de produtividade e, até mesmo, gastos acima do previsto, entre outros impactos negativos.

Fazer com que ela esteja presente somente onde é necessário contribui para a fluidez do seu negócio, além de entregar diversas outras vantagens, como você verá nos próximos tópicos.

Como reduzir a burocracia no negócio?

Você sabia que é possível diminuir os processos burocráticos no seu negócio e ainda estar em conformidade com as leis? De fato, não é uma tarefa simples. Exige organização e comprometimento para alcançar resultados satisfatórios de maneira ordenada e eficaz.

Para te ajudar nessa jornada, confira a seguir 6 dicas de como fazer isso com eficiência, garantindo diversos benefícios para as suas atividades, colaboradores e contexto empresarial como um todo!

1. Dê autonomia à equipe

Quando tudo precisa passar pela aprovação de diversas camadas da hierarquia do negócio, os processos ficam muito travados e a produtividade é prejudicada. Por isso, empodere os seus funcionários, permitindo autonomia na execução das atividades. Para isso, uma dica é investir em qualificação e treinamentos.

Assim, o colaborador tem acesso a todos os recursos necessários para tocar projetos sem interferências, elevando a produtividade das equipes e a rapidez dos processos. Além de tudo, você ainda ajuda os seus funcionários a desenvolverem mais confiança e expertise, o que é vantajoso para eles e para o seu negócio também.

2. Automatize processos

A tecnologia é uma das maiores aliadas de qualquer negócio, principalmente quando o assunto é reduzir a burocracia. Com o auxílio dela, é possível alcançar a otimização do tempo na execução das atividades e favorecer, mais uma vez, a produtividade, uma vez que as rotinas serão automatizadas e os seus funcionários terão mais tempo livre para dedicar a outras tarefas.

A automatização também ajuda a organização empresarial de forma geral, mantendo os compromissos em dia e evitando, até mesmo, a necessidade de resolver novas burocracias, como atrasos nos pagamentos de funcionários, fornecedores e, inclusive, a temida malha fina.

3. Invista em bons softwares

Entre as funcionalidades tecnológicas mais úteis para os negócios, os softwares têm grande importância. Com eles, é possível:

  • centralizar dados e documentos em poucos lugares, facilitando o intercâmbio de informações dentro da empresa e o acesso a informações importantes para o andamento das atividades;
  • diminuir o uso de papel, favorecendo o meio ambiente e fortalecendo a imagem sustentável da marca;
  • reduzir as possibilidades de erros sem perder velocidade e precisão no processamento dos dados;
  • contribuir para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva;
  • ter um controle mais preciso sobre os processos empresariais.

4. Saiba delegar

Centralizar os processos e operações, além de antiprodutivo, pode criar burocracias desnecessárias. Os seus colaboradores estão no seu negócio justamente para te ajudar, então saiba quando delegar.

Dessa forma, você deixa de direcionar o seu tempo para atividades que requerem menos a sua atenção e pode focar nas suas metas de crescimento e estratégias para alcançar esses objetivos.

5. Faça menos reuniões

Não existe nada mais frustrante do que gastar o tempo precioso de trabalho no dia a dia com várias reuniões seguidas, que contribuem pouco para o alinhamento e andamento das atividades.

Por isso, busque reduzir a quantidade de reuniões diárias e faça com que as que precisam acontecer sejam mais precisas, objetivas e claras. Fazendo isso, os seus colaboradores terão mais tempo para agir e, ainda assim, contarão com uma orientação bem planejada.

Uma dica é investir nas metodologias ágeis. Com o auxílio delas é possível fazer reuniões de 15 minutos e acompanhar o andamento dos processos em etapas, o que possibilita um melhor direcionamento dos planos de ação e ainda contribui com a identificação de falhas e entraves antes que eles se tornem um problema maior.

6. Conte com boas soluções de pagamento

É possível automatizar até mesmo as soluções de pagamento do seu negócio. Conte com sistemas de emissão de notas fiscais automática e evite, por exemplo, a sonegação fiscal, que pode gerar grandes transtornos para você e para a empresa também.

Se possível, opte por soluções que sejam integradas com as suas formas de pagamento. Assim, não será preciso ter funcionários dedicados à digitação de dados para compor as notas e as chances de erros e consequente necessidade de cancelamentos e refações serão reduzidas.

Como você pôde perceber, alguns processos burocráticos são importantes para o seu negócio, mas muitos outros estão lá apenas para atrasar a produtividade das suas equipes. Logo, é fundamental saber como reduzir a burocracia no negócio e garantir muito mais resultados positivos.

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