A emissão de nota fiscal é uma prática recorrente no dia a dia de um negócio. Afinal de contas, além de ser uma ação obrigatória, esse documento é uma prova de que o empreendimento opera de forma legal e cumpre com o pagamento de seus impostos. Por esse motivo, é importante garantir que a emissão seja sempre feita de forma correta.

No entanto, em algum momento, pode acontecer de você se deparar com uma nota fiscal denegada. Quem já passou por isso sabe bem que essa situação representa um problema, pois, além de atrasar ou impedir o envio da mercadoria, quando a nota é denegada, significa que há pendências fiscais no nome do emitente ou do destinatário.

Sendo assim, saber como proceder nesse momento é crucial para evitar o desespero e encontrar a solução da melhor forma possível. Sabendo disso, elaboramos este artigo para explicar melhor o que é nota denegada e mostrar o que você deve fazer quando isso ocorre. Acompanhe a leitura!

O que é nota fiscal denegada?

Como mencionamos, uma nota fiscal denegada ocorre quando há uma restrição ou irregularidade, identificada pela Sefaz, no cadastro do emitente ou destinatário. Nesse caso, a denegação da nota fiscal se dá quando a Inscrição Estadual de uma das partes está suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa ou quando os dados estão desatualizados.

Quando o destinatário ou emitente se enquadra em uma dessas situações, a nota fiscal é emitida com status de "denegada". Vale ressaltar que, após a emissão, não é possível corrigir, editar ou alterar qualquer dado presente na nota, pois o sistema considera que o documento foi emitido pela Sefaz.

Dessa forma, isso também vale para tentativas de cancelamento ou reutilização do número do documento. Isso porque a denegação de uma nota fiscal é feita na sua versão definitiva, não podendo realizar nenhum tipo de alteração.

Além disso, devemos deixar claro que uma nota fiscal denegada não tem valor fiscal. Isso significa que esse documento não pode ser usado em transações comerciais. No entanto, a legislação brasileira orienta que o negócio (ou equipe de contadores) guarde a nota fiscal por um período de cinco anos mais o ano vigente para evitar possíveis problemas com o Fisco.

A denegação das notas fiscais é uma forma que o Sefaz tem de manter o controle das transferências comerciais feitas e reduzir a sonegação de impostos. Por esse motivo, manter seus dados atualizados é essencial para evitar problemas com a fiscalização e garantir que o processo de comercialização ocorra da melhor forma possível.

O que fazer se a nota for denegada?

Precisou emitir uma nota fiscal e se deparou com o status de denegada? Calma! O primeiro passo que você deve dar nesse momento é descobrir se a denegação ocorreu por causa de restrições do seu negócio ou do seu cliente. Ter essa informação é importante, pois ajuda você a lidar com a situação de forma correta e eficiente.

Caso a origem do problema seja interna, é preciso que você entre em contato com a unidade da Sefaz do seu estado e verifique qual a pendência existente. Vale mencionar que algumas instituições oferecem atendimento on-line. No entanto, há outras que requerem o agendamento para prestar um atendimento presencial. Em ambos os casos, é possível solucionar o problema e regularizar a situação. Além disso, você pode consultar o Sintegra para verificar se há alguma desatualização nos seus dados.

Contudo, se a irregularidade estiver no nome do cliente, é necessário que você entre em contato com ele solicitando que resolva a situação juntamente com o Fisco. É importante exigir que o cliente ou fornecedor regularize a situação, porque uma nota fiscal denegada não tem validade jurídica, logo, não pode ser usada para intervir em um processo de compra e venda.

Porque é importante regularizar a situação?

Todo negócio que deseja crescer no segmento em que atua precisa não só pensar em boas estratégias, como também garantir que a parte burocrática esteja em dia para evitar problemas que afetem o desenvolvimento do negócio. Sendo assim, para reduzir as chances de emitir uma nota fiscal denegada, você pode consultar os dados dos destinatários e fornecedores no Sintegra para conferir se há alguma divergência.

Vale ressaltar que esse processo de verificação pode ser feito de forma manual. Contudo, se o seu negócio tem muitos fornecedores, torna-se viável a utilização de um software que seja capaz de fazer essa análise com mais precisão, agilidade e eficiência.

Diferença entre nota fiscal denegada e rejeitada

Outra ressalva muito importante é que nota fiscal denegada é diferente de nota fiscal rejeitada. Muitos empreendedores e até mesmo consumidores costumam confundir as duas situações e ignoram a busca pela resolução por acharem que é algo irrelevante.

Contudo, é preciso deixar claro que a regularização da situação cadastral é necessária para evitar problemas com o Fisco. Nesse caso, a nota fiscal rejeitada ocorre quando a falha foi cometida pela empresa emissora. Sendo assim, a rejeição pode provir das seguintes situações:

  • erros no cadastro do destinatário;
  • tributação informada de forma incorreta;
  • produto informado de forma incorreta.

Quando a nota fiscal é negada, é possível corrigir o erro e manter a validade do documento. Essa é a principal diferença entre a nota fiscal negada e a denegada. Como mencionamos, a denegação de uma nota fiscal ocorre por causa de uma pendência na situação cadastral do negócio ou destinatário. Nesse caso, o número sequencial do documento se torna inutilizado, afetando, assim, a conclusão da transação comercial.

Portanto, essas são as principais informações sobre a nota fiscal denegada. Agora que você já sabe o que provoca esse status e o que fazer quando acontecer, reforçamos mais uma vez a importância de manter sua empresa regularizada para evitar complicações que afetam seus negócios.

Além disso, aconselhamos a utilização de softwares para automatizar o processo de análise e a contratação de uma equipe de contadores para auxiliar no esclarecimento de dúvidas e ajudar a lidar com as questões burocráticas como as relacionadas à nota fiscal denegada.

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