Guia completo sobre fluxo de Caixa

Como você faz o fluxo de caixa da sua empresa? Esse é um dos elementos mais importantes para os pequenos negócios terem uma boa saúde financeira. Mas nem sempre é fácil organizar e controlar as entradas e saídas da empresa. Não se preocupe, porque, com este guia completo sobre fluxo de caixa, você vai saber:

• O que é fluxo de caixa;
• Como fazer o fluxo de caixa;
• Quais são os principais erros na hora de fazer o fluxo de caixa;
• Qual é a importância do fluxo de caixa;
• Como uma máquina de pagamento como a da Stone pode ajudar no fluxo de caixa.

O fluxo de caixa depende diretamente das suas despesas e das suas vendas, além de ser um fator decisivo para analisar a necessidade de empréstimos e de antecipação de recebíveis. Por isso, se você tem um negócio, precisa prestar muita atenção para não cometer nenhum erro na hora de fazer a gestão do seu fluxo de caixa.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, vem ler!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa, como o nome indica, corresponde aos movimentos (o fluxo) de entrada e saída de dinheiro do caixa do negócio. Assim, tudo o que a empresa recebe pelas vendas e tudo o que ela gasta com as contas faz parte desse fluxo.

Alguns exemplos de saídas que devem ser registradas no seu fluxo de caixa são:

• pagamento de contas (gás, luz, telefone);
• pagamento de salário dos funcionários;
• pagamento de aluguel;
• pagamento de dívidas;
• taxas e impostos em geral;
• custos com alimentação durante o período de trabalho.

Já alguns exemplos de entradas para registrar no fluxo de caixa são:

• receita das vendas (você pode dividir esse tópico em "vendas por cartão", "vendas por pix", "vendas por boleto" etc.);
• investimentos externos.

Diferentes empresas administram o próprio fluxo de caixa de formas distintas, por exemplo, por meio de planilha ou sistema de gestão. As categorias que cada negócio utiliza também podem variar de acordo com a empresa. Mas há alguns elementos importantes a se atentar na hora de fazer o fluxo de caixa. Quer saber quais são? Então, confira o próximo tópico!

Como fazer o fluxo de caixa?

Separamos 12 boas práticas para você adotar ao fazer o fluxo de caixa da sua empresa. Vem ver!

Conheça o saldo inicial

Um dos primeiros passos para fazer o fluxo de caixa é conhecer o saldo inicial. Ele vai funcionar como um ponto de partida para os demais cálculos e projeções.

O saldo inicial do mês, por exemplo, é um bom parâmetro para avaliar a performance mensal do seu negócio depois que você fizer o balanço de despesas e entradas. É interessante compará-lo com o saldo final desse período para entender se o mês foi ou não positivo para o seu negócio.

Identifique receitas e despesas

Outro ponto fundamental na hora de fazer o seu fluxo de caixa é identificar as receitas e despesas do negócio. Afinal, elas são os pilares do seu fluxo. Mas, para fazer essa identificação de forma precisa e eficiente, você precisa ter um bom nível de organização financeira, sabendo quais são as fontes de gastos e de ganhos.

Todas as receitas e despesas devem constar no seu fluxo de caixa para garantir que os cálculos estejam corretos e para manter o controle sobre as suas finanças.

Categorize

Categorizar o seu fluxo de caixa significa segmentar o máximo possível as suas entradas e saídas. Ou seja, não basta anotar o valor geral das despesas e receitas, é necessário especificar para onde foi o dinheiro gasto e de onde veio o dinheiro recebido.

Assim, busque sempre categorizar os elementos do seu fluxo de caixa. Por exemplo, ao anotar suas contas, separe-as por categorias (gás, luz, telefone, aluguel) em vez de apenas incluir o valor gasto com contas no geral.

A mesma ideia vale para as entradas: categorize as fontes de renda para identificar quais trazem mais lucratividade para o seu negócio e quais trazem menos.

Se você deixa esse passo de lado, fica mais difícil identificar, por exemplo, o que representa um gasto desnecessário para o negócio ou o que você poderia reduzir de despesa.

Em outras palavras, caso você anote alguns gastos apenas sob a categoria geral de "contas", pode não perceber, por exemplo, que há um gasto maior com luz. Essa falta de percepção dificulta a elaboração de estratégias para reduzir os custos do negócio.

Registre tudo

É fundamental registrar todas as entradas e saídas do caixa, até o cafezinho no meio do dia. O objetivo é se aproximar o máximo possível da realidade financeira do seu negócio e ter clareza sobre:

• quanto dinheiro você tem para investir nele;
• quanto precisa para pagar dívidas e cobrir prejuízos.

Sendo assim, registre as entradas e saídas diárias, ou em uma planilha ou com a ajuda de um sistema de gestão.

Se você optar pela planilha, não se esqueça de criar linhas e colunas para cada categoria. Isso ajuda a identificar se você está gastando muito em uma frente e de que fonte recebe mais. Você também pode criar uma coluna para porcentagem, com o objetivo de entender a fatia que cada gasto ou ganho ocupa no seu fluxo de caixa.

Também é importante fazer esse registro mês a mês, a fim de ter material suficiente para fazer comparativos financeiros anuais.

Faça atualizações

Com o registro diário das entradas e saídas, é importante manter o fluxo de caixa sempre atualizado. Nesse sentido, centralize as informações em um único documento, para evitar usar uma versão antiga do seu fluxo.

Os sistemas de gestão atualizam esses valores de forma automática, reduzindo o risco de ter informações duplicadas e dados desatualizados.

Utilize a tecnologia

A tecnologia pode ser uma grande aliada na organização e no controle do seu fluxo de caixa. Os sistemas de gestão oferecem funcionalidades específicas para registrar suas entradas e saídas e fazer cálculos de maneira automática.

Além disso, a tecnologia ajuda a centralizar as suas informações financeiras e garante a segurança de dados importantes para o seu negócio. Assim, você consegue acessar o seu fluxo sempre que precisar para fazer avaliações, acompanhar a performance das vendas e tomar decisões.

Acompanhe a performance

Não adianta fazer o seu fluxo de caixa se ele vai ficar esquecido. Não deixe de acompanhar a performance todos os meses para entender como está o seu balanço financeiro.

Lembre-se de que ter consistência nesse processo é fundamental para poder fazer comparativos e tomar decisões embasadas em dados.

Se você utiliza planilha para gerir o seu fluxo de caixa, uma dica para ter ainda mais controle sobre as suas finanças é separar uma coluna com o que é esperado para o mês considerado. Nesse sentido, a ideia é que você tenha uma coluna com o "previsto" e outra com o valor real do período.

Assim, você consegue avaliar se as suas previsões estão fazendo sentido para a empresa ou precisam ser revistas e remodeladas de acordo com a realidade encontrada.

Faça análises

Analisar o seu fluxo de caixa é essencial para ampliar o conhecimento sobre o seu negócio e ter domínio sobre as suas finanças. Nessas análises, é preciso considerar variáveis para quedas ou para aumentos expressivos nas entradas. Por exemplo, datas comemorativas e promoções.

Ainda, é interessante considerar como está o mercado e o seu setor, já que esses fatores também podem influenciar na sua performance de vendas, o que impacta diretamente o fluxo de caixa.

Conte com um especialista

Se você nunca fez a gestão do fluxo de caixa, talvez valha a pena contar com a ajuda de um especialista em contabilidade para esse processo.

Ter essa contribuição é essencial para aprender a fazer a gestão das suas entradas e saídas, evitando erros no futuro para, assim, ter um fluxo de caixa bem organizado, que siga as melhores práticas e atenda às necessidades do seu negócio.

Considere reduzir custos

A redução de custos pode impactar positivamente o seu fluxo de caixa, já que, para que a sua empresa tenha lucro, é necessário que o valor das entradas seja superior ao das saídas. Nesse sentido, reduzir custos é uma boa alternativa para manter o saldo positivo no final do mês.

Algumas dicas para diminuir suas despesas são:

• planejar com antecedência o fornecimento de recursos para o seu negócio e, assim, negociar valores com fornecedores;
• analisar se há alguma ferramenta paga que não está sendo utilizada;
• avaliar se há desperdício de luz, água, gás ou telefone.

Por outro lado, não vale a pena cortar gastos apenas para diminuir os custos, esses cortes precisam ter um sentido, caso contrário, mais prejudicam do que ajudam a sua empresa.

Então, faça uma análise detalhada de todas as saídas do seu caixa para avaliar se algo pode ser cortado. Se precisar, para tomar a melhor decisão, discuta com o seu time os impactos que determinados cortes podem ter.

Aumente as entradas

Assim como reduzir os custos impacta positivamente o seu fluxo de caixa, aumentar as entradas do negócio tem o mesmo efeito. Para isso, você pode adotar algumas estratégias, como:

• pensar em novas fontes de renda para o negócio, como oferecer cursos, consultorias, workshops e palestras;
• fazer promoções dos produtos parados no estoque;
• firmar parcerias com outras empresas para atrair um maior número de clientes para o seu negócio;
• montar kits personalizados para os clientes mais fiéis.

Não se esqueça de divulgar essas iniciativas para que os consumidores fiquem sabendo sobre essas novas estratégias de vendas e comprem da sua empresa.

Oriente a equipe

Se outras pessoas farão a gestão do fluxo do caixa, é preciso passar todas as orientações para os seus funcionários de acordo com os padrões da empresa.

Faça treinamentos e teste a equipe para verificar se há dúvidas em relação a esse ponto. É importante que a gestão do fluxo de caixa seja feita de maneira eficiente, porque pode comprometer várias frentes da empresa. Então, vale a pena investir tempo nesse tipo de treinamento para garantir que tudo saia bem.

Agora que você já sabe o que fazer para ter uma melhor gestão do fluxo de caixa, vamos ver o que não deve ser feito nesse sentido? Confira!

Quais são os principais erros na hora de fazer o fluxo de caixa?

Separamos 8 erros que donos de negócios cometem em relação ao fluxo de caixa. Descubra quais são eles!

Ter falta de organização

A organização é fundamental para ter um fluxo de caixa eficiente. A falta dela dificulta a análise do saldo e das dívidas, bem como a identificação dos pagamentos a serem feitos.

Sem organização, também é mais difícil fazer projeções para as próximas entradas e saídas e pensar em um planejamento financeiro para o negócio. Assim, você perde o controle das contas, o que é prejudicial na hora de fazer investimentos e aplicações.

Para organizar seu fluxo de caixa, deve-se anotar todas as entradas e saídas da empresa, porque isso traz clareza e precisão para as suas decisões, além de facilitar a identificação de gargalos e pontos de melhoria no seu caixa.

Não atualizar as informações

A atualização das entradas e saídas do seu negócio é indispensável para evitar erros na gestão do estoque, nos cálculos dos saldos mensais e em outros cálculos importantes para a saúde financeira da empresa, como margem de contribuição e margem de lucro.

Não ter um fluxo de caixa atualizado implica na perda de controle sobre esse elemento tão importante para o seu negócio, especialmente se mais funcionários têm acesso a ele. Afinal, um documento sem atualização pode levar a erros de processo e a decisões erradas, com base em dados que não correspondem à realidade do seu negócio.

Misturar contas pessoais com as contas da empresa

Misturar as contas pessoais com as contas da empresa é algo perigoso, porque isso aumenta as chances de confundir as receitas.

É preciso separar as finanças pessoais das finanças da empresa para ter clareza sobre a quantia disponível para os seus gastos pessoais e para as despesas do negócio. Caso contrário, você corre o risco de gastar mais em uma dessas frentes, prejudicando a outra.

Para não cometer esse erro, você deve ter uma tabela de gastos para sua empresa e outra para suas finanças pessoais. Além disso, é recomendável abrir uma conta PJ para o seu negócio no banco, separada da sua conta de pessoa física. Você escolhe se vai fazer isso na mesma instituição ou em bancos diferentes, dependendo das taxas de cada um.

Talvez você esteja com algum problema nas suas finanças pessoais, mas não nas da empresa. Essa separação ajuda a identificar esses problemas de maneira independente.

Da mesma forma, tenha uma reserva de emergência para o negócio e outra para você — pessoa física. Uma última dica para não misturar as contas é estabelecer um salário todos os meses para você e transferi-lo da conta da empresa para a sua pessoal.

Fazer lançamentos errados

Errar no lançamento dos valores causa erros de cálculos que, se não forem revisados, acabam prejudicando o planejamento e o lucro do negócio. Isto é, se não forem identificados com rapidez, esses lançamentos errados podem gerar uma grande confusão nas finanças e demorar para serem descobertos.

Por isso, preste muita atenção ao incluir suas entradas e saídas no documento de controle do fluxo de caixa e sempre revise os valores.

Esquecer das categorias

Não categorizar as contas dificulta muito na hora de identificar para onde o dinheiro está indo e quais as fontes de renda principais do negócio.

Por exemplo, supondo que você registre alguns valores no seu fluxo de caixa em uma linha da planilha, sem identificar ao que corresponde cada um e apenas somando todos os números.

Então, você percebe que houve um aumento significativo do valor final em comparação com o mês anterior. Mas, como você não categorizou os gastos, não tem como saber o que fez as despesas aumentarem.

Considerar entradas que não aconteceram

Na hora de fazer o seu fluxo de caixa, não conte os valores de vendas e outras entradas que ainda não estão na sua conta. Afinal, imprevistos acontecem e pode ser que esses valores não se concretizem no período considerado.

Embora seja importante ter certa previsibilidade de vendas e de despesas para fazer um planejamento melhor, é perigoso incluir no seu fluxo de caixa valores que ainda não são concretos.

Isso pode gerar erros de cálculos, além de uma falsa sensação de que você tem uma receita que ainda não tem, correndo o risco de gastar o dinheiro antes de recebê-lo.

Não especificar as entradas e saídas

Tão importante quanto categorizar os elementos do fluxo de caixa e registrar todas as entradas e saídas é especificar os gastos e os recebimentos.

Assim, evite utilizar termos genéricos, porque você pode não lembrar exatamente ao que eles se referem quando for olhar o fluxo de caixa novamente.

Para facilitar o entendimento, crie padrões, principalmente se outros funcionários tiverem acesso ao fluxo de caixa. Isso alinha todos da equipe e torna o fluxo de caixa mais acessível.

Não ter um planejamento financeiro para o negócio

Mesmo que o seu fluxo de caixa esteja organizado, não ter um planejamento financeiro para o negócio pode comprometer suas finanças em médio e longo prazo.

Sem um planejamento, é difícil ter previsibilidade de vendas, pensar em expandir a empresa e contratar novos funcionários.

Por isso, ao lado da gestão de fluxo de caixa, também faça um planejamento financeiro para os próximos meses. Aliás, a análise do seu fluxo pode ajudar muito nesse sentido, para que você avalie como suas entradas e saídas estão progredindo ao longo do tempo.

Você já conhece os principais erros que os pequenos negócios cometem na hora de fazer o fluxo de caixa. Mas qual é a importância desse elemento para o crescimento das empresas? Confira no próximo tópico!

Qual é a importância do fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um elemento fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio, além de ajudar no planejamento das suas estratégias e na previsibilidade de vendas.

Ter um registro constante das suas entradas e saídas é uma ótima prática de controle e organização financeira. O fluxo de caixa ajuda a, por exemplo, entender quanto você tem para investir na expansão do negócio ou a planejar esse crescimento de acordo com as entradas futuras.

Além disso, ter um fluxo de caixa organizado é importante para fazer a gestão do capital de giro da empresa, um montante para manter suas operações. Isso implica negociar melhores prazos com os fornecedores e datas de recebimento com os clientes.

Assim, trata-se de uma ferramenta estratégica para a sua empresa, já que ajuda a calcular desperdícios, dívidas e saldo negativo. A partir desse conhecimento a respeito do seu negócio, você tem mais recursos para pensar sobre como resolver esses desafios e agir sobre os problemas do fluxo de caixa quando eles aparecerem.

Como uma máquina de pagamento como a da Stone pode ajudar no fluxo de caixa?

A máquina de pagamento da Stone registra todas suas vendas, suas transações e seus recebimentos, para um controle preciso das entradas. A centralização dessas informações facilita a gestão do seu fluxo de caixa, aliando tecnologia ao crescimento do seu negócio.

Além disso, você consegue acessar essas informações por meio de aplicativo ou no computador.

Essa ferramenta também facilita as saídas, como pagamento de boleto e recarga de crédito com o dinheiro das vendas. Assim, você consegue ter um controle tanto sobre as entradas das vendas como sobre as saídas com os pagamentos de contas.

O aplicativo da maquininha permite visualizar cobranças e taxas indevidas, para você agir rapidamente sobre os problemas, se eles aparecerem.

E, claro, tudo isso de forma muito segura para garantir a privacidade dos seus dados. Para saber mais sobre como a Stone pode ajudar a sua empresa na gestão do fluxo de caixa, vem descobrir mais vantagens de ser Stone e sua taxa personalizada aqui!