Manual prático sobre gestão de custos para o seu negócio

O aspecto financeiro de um empreendimento é determinante para o seu sucesso ou fracasso. Nenhum negócio se sustenta no longo prazo quando as contas perdem o controle e o lucro não aparece. Por isso, investir em uma boa gestão de custos é fundamental para criar uma corporação sustentável e com capacidade para ser competitiva em seu mercado.

O controle de custos parece uma tarefa simples, mas envolve diversos aspectos de qualquer projeto. À medida que o empreendimento cresce, também aumenta a complexidade na distribuição de suas despesas.

Se você quer aprender mais sobre como lidar com os custos do seu negócio e qual o caminho necessário para fazer uma gestão eficiente, continue a leitura e confira nosso manual!

O que é a gestão de custos?

A gestão de custos é uma etapa importante do planejamento estratégico de uma corporação de sucesso. Ela é uma das partes essenciais, pois afeta os demais setores do negócio, assim como a viabilidade da continuação das tarefas.

De maneira intuitiva, essa prática busca gerenciar os gastos de um empreendimento, criando alternativas para aproveitar ao máximo os recursos que são disponibilizados, assim como a sua escolha.

A distribuição de custos pode ser variada e se torna cada vez mais complexa com o aumento da corporação — pelo maior número de mercadorias transacionadas, pela ampliação da equipe ou pelo maior número de clientes que deve ser atendido.

Vale destacar que esse processo está concentrado em entender, calcular e controlar os valores que estão ligados aos custos contábeis e aos custos de oportunidade que algumas escolhas implicam para seu empreendimento. Assim, é possível manter um fluxo de produção constante a níveis que são mais competitivos.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

Por mais óbvia que pareça a gestão de custos, ela envolve outros objetivos além da redução de despesas de um negócio. Ela também serve para que o empreendimento seja mais responsável com sua produção, além de criar condições para que ele ofereça sua oferta a preços mais atraentes para os consumidores.

A gestão de custos também cumpre um importante papel quanto ao direcionamento do planejamento e do desenvolvimento de estratégias em uma corporação. Isso ocorre, pois essa atividade é responsável por registrar os principais custos e identificar os principais gargalos de produção.

Isso leva a outro importante objetivo da gestão de custos: a melhoria no processo de tomada de decisão do empreendimento. Por meio de informações ricas sobre os canais de otimização de recursos e de controle financeiro, é possível identificar quais setores do negócio estão atuando de maneira eficiente, quais as principais fontes de despesa e como elas podem ser administradas de forma mais inteligente.

Por que é importante fazer a gestão de custos?

Fazer a gestão de custos é um passo importante se você deseja ter um empreendimento competitivo no mercado. Por meio dela, você ganha mais eficiência e tem um orçamento maior para investir em recursos que possam gerar diferenciais competitivos.

Por exemplo, há ocasiões em que o seu negócio pode estar desperdiçando dinheiro e, dessa forma, identificar esses fatores é um passo relevante para sanar os gargalos e ter capital para investir em ações que gerem retorno.

Assim, é fundamental entender quais são os pontos fracos do negócio, os quais geram custos desnecessários, pois, por meio dessa compreensão, você consegue maximizar os resultados e tornar o seu empreendimento referência na área. Portanto, vale descobrir quais são os principais passos para fazer a gestão de custos.

Quais são os custos de um negócio?

Existem diferentes custos que precisam ser gerenciados de maneira eficiente para ajudar o seu negócio a crescer. Assim, aprender a classificá-los é um ponto fundamental. A seguir, apresentamos as duas classes existentes. Confira!

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que o seu negócio incorre independentemente do volume produzido, ou das negociações realizadas, a depender do ramo em que atua. Eles também podem apresentar oscilações, porém, essas não são relacionadas ao nível de produção.

Em geral, entram nessa classificação as contas de aluguel, internet, energia elétrica e algumas outras. Assim, é importante compreender quais são as despesas do seu negócio.

Essa compreensão vai ajudar você a melhorar sua gestão de custos, encontrar opções para reduzir as saídas do seu caixa e tornar sua organização mais eficiente. Portanto, tenha cautela na hora de classificar e gerenciar esses custos.

Custos variáveis

Ao contrário dos custos fixos, os variáveis levam esse nome pelo fato de oscilarem com o nível de produção do seu negócio. Por exemplo, imagine que você tenha uma fábrica de bolos.

Assim, todos os insumos utilizados em sua produção são considerados custos variáveis, pois, em certos meses, o total de bolos será maior que em outros e, com isso, os custos também variam.

Da mesma forma, é possível incluir nessa categoria valores que saem com comissão dos vendedores, gastos com combustível para fazer entregas, embalagens, taxas de maquininha de cartão e outros.

Como fazer a gestão de custos de maneira eficiente?

Após entender quais são os principais custos do empreendimento, é hora de compreender quais são os principais passos para fazer uma gestão de custos de maneira eficiente no seu negócio. Com a intenção de ajudar você com esse processo, separamos várias boas práticas que serão muito úteis. Vale conferir e aplicar cada uma delas.

Faça um planejamento

O primeiro passo para fazer uma gestão de custos eficiente no seu negócio é ter um planejamento bem elaborado. Nesse sentido, é necessário compreender o que vai ser produzido, como funciona cada processo do empreendimento e ter uma visão ampla de cada etapa necessária para lucrar.

Assim, você consegue montar um plano de ação que vai ajudar a conter gastos, tornar cada etapa de produção ou venda do negócio mais eficiente e gerar custos menores. Por exemplo, suponha que você tenha um negócio do ramo de alimentação.

Ao compreender os processos do empreendimento, pode-se pensar em soluções que reduzam o desperdício, além de aplicar a tecnologia para identificar potenciais gastos desnecessários. Assim, você gerencia suas contas de maneira mais eficiente e consegue melhorar esse aspecto do negócio.

Classifique os custos

Como você viu anteriormente, há duas classificações possíveis de custos para fazer em seu negócio. Assim, é importante categorizar os gastos como fixos ou variáveis a fim de ter um entendimento melhor de como gerenciá-los.

Além disso, é possível detalhar as classes de custos para ampliar seu conhecimento do negócio e, com isso, encontrar possíveis maneiras de diminuir os gastos. Por exemplo, uma boa alternativa é negociar com os fornecedores para conseguir melhores condições nas matérias-primas.

Também é viável encontrar jeitos de diminuir custos com despesas administrativas, gastos fixos e outros ao detalhar e fazer mais classificações. Portanto, vale a pena separar um tempo com a intenção de esmiuçar os gastos do negócio.

Envolva sua equipe

Existem fatores que apenas os seus colaboradores vão conseguir enxergar no negócio. Assim, envolvê-los nesse processo é uma ótima ideia. Por meio dessa participação dos funcionários, você vai conseguir identificar gastos desnecessários e implementar ações que proporcionem eficiência à organização.

Com a intenção de ter mais eficácia nesse processo, vale oferecer recompensas e motivar o seu time para encontrar possíveis pontos de melhorias. Abra um espaço para que os funcionários ofereçam suas soluções e incentive a participação de todos na minimização de custos do negócio.

Além disso, promova ações para conscientizá-los sobre o uso dos materiais disponíveis no negócio. Algumas vezes, é possível que esteja ocorrendo má utilização das ferramentas e, por isso, é importante disponibilizar treinamentos e manuais que auxiliem seu time.

Monitore os processos

Monitorar os processos do seu empreendimento e compreender os custos que estão gerando é um bom modo de descobrir despesas desnecessárias, melhorar a gestão e otimizar os resultados do negócio.

Portanto, vale investir em ferramentas que ajudem no acompanhamento de cada etapa produtiva. Assim, você consegue identificar os gargalos que fazem sair dinheiro de seu empreendimento e, consequentemente, pode encontrar maneiras de acabar com eles.

Além disso, é válido começar a fazer um fluxo de caixa anotando os principais dispêndios do estabelecimento. Esse recurso vai lhe permitir visualizar diversos aspectos importantes do negócio, além de facilitar na identificação de pontos de melhoria.

Cuide da gestão de estoque

Uma má gestão do estoque pode aumentar muito os custos do seu negócio. Por exemplo, ter muitos produtos parados no armazém gera gastos para mantê-los bem conservados, além de demandar uma alta atenção para evitar que se percam.

Desse modo, encontrar boas formas de gerenciar o estoque do seu negócio é um passo importante para gerir também os custos. Há diversas tecnologias e metodologias úteis para essa tarefa.

Por exemplo, a curva ABC pode auxiliar você a compreender o que mais vende e, com isso, a fazer um planejamento para trabalhar com um estoque mais baixo, sem perder a qualidade das suas ofertas. Portanto, avalie as metodologias e utilize boas ferramentas para melhorar esse gerenciamento.

Avalie os contratos

Contar com fornecedores parceiros e que ajudem no crescimento do negócio é fundamental para chegar a bons resultados no longo prazo e, consequentemente, ganhar mais relevância no nicho em que se está atuando.

Para isso, é essencial formalizar contratos que sejam benéficos para ambas as partes. Desse modo, se você já tem contratações em vigência, vale a pena reavaliar e renegociar para buscar melhores condições.

Nesse sentido, é importante pensar de maneira estratégica para não perder bons parceiros de negócio. Para isso, verifique com cautela os termos vigentes e procure por acordos que melhoram o resultado de ambos. Com isso, você consegue manter boas parcerias em simultâneo à redução de custos.

Defina metas

Ter metas é um passo relevante para determinar quais são as melhores ações para chegar a um objetivo. Assim, vale estabelecê-las para gerenciar mais adequadamente os custos do seu negócio também.

Por exemplo, suponha que você tenha identificado quais são os principais pontos fracos que fazem o seu negócio perder dinheiro. Desse modo, é importante estabelecer metas com prazos para acabar com esses fatores e tornar o empreendimento mais eficiente.

Com a intenção de cumprir o que deseja com eficácia, é relevante estipular um plano de ação e um prazo para cumprir os objetivos traçados. Caso contrário, as chances de procrastinar e manter os custos elevados são bem altas.

Controle o fluxo de caixa

Como mencionado, o fluxo de caixa é uma ferramenta importante para compreender as finanças do negócio. Por meio dele, você consegue ter uma visão mais clara sobre o que está acontecendo em seu estabelecimento.

Assim, fica mais fácil identificar quais são os pontos em que é possível conter gastos e quais você não consegue otimizar. Além disso, essa ferramenta serve para verificar a entrada de receitas e a lucratividade do negócio.

Portanto, é importante fazer o controle do fluxo de caixa para melhorar não apenas a gestão de custos, mas o gerenciamento financeiro como um todo. Para ter mais efetividade usando essa ferramenta, vale contar com um bom software.

Conte com um software

O uso de um bom software pode ajudar com diversos fatores em seu negócio. Por exemplo, é possível automatizar a gestão de fluxo de caixa e ter à disposição relatórios que auxiliem você a compreender para que lugar o seu dinheiro está indo.

Além disso, esses sistemas contam com diversas funcionalidades que vão favorecer desde o gerenciamento do estoque até a precificação correta dos itens. Desse modo, é importante procurar por boas opções no mercado.

Nesse sentido, é válido analisar as necessidades do seu negócio e buscar soluções que disponibilizem as funcionalidades adequadas. Também é relevante observar o suporte oferecido para que, em caso de problemas, você consiga soluções ágeis. Portanto, não deixe de fazer pesquisas a fim de encontrar um software adequado para ajudar na gestão de custos.

Quais são os principais erros na gestão de custos?

Agora que você já conhece quais são as boas práticas para melhorar a gestão de custos do negócio, que tal descobrir os erros mais comuns que podem acontecer? A seguir, listamos os principais deles. Vale a pena continuar lendo para verificar se você sofre com algum desses fatores!

Desconhecer os custos do negócio

O primeiro grande equívoco que pode comprometer a gestão de custos de um negócio é o não conhecimento do empreendimento. Por exemplo, imagine que você não saiba quais são os gastos do negócio, como vai estabelecer estratégias para melhorar a gestão?

Portanto, é relevante fazer um estudo do seu negócio e ter ciência de todas as saídas que ocorrem mensalmente. Assim, fica mais simples identificar potenciais gargalos e estabelecer táticas para acabar com eles.

Não usar a tecnologia

O uso da tecnologia é cada vez mais importante para os negócios que querem melhorar o desempenho e deixar a concorrência para trás. Por meio dela, é possível ter recursos que facilitam o seu trabalho e deixam tudo mais claro.

Portanto, se o seu negócio não utiliza a tecnologia na gestão de custos, saiba que esse é um grande erro e que é necessário buscar soluções. Há diversas alternativas no mercado e implementá-las é fundamental para manter a competitividade do estabelecimento.

Não ter indicadores

Os indicadores também são necessários a fim de melhorar sua visão e monitorar os custos do negócio. Há diversas métricas que podem lhe proporcionar clareza na hora de gerenciar as despesas.

Por exemplo, entre os principais indicadores estão a margem de lucro, o endividamento e outros fundamentais para compreender a situação do seu empreendimento. Ao ter números ruins e saber o que está causando problemas, fica mais fácil estabelecer um plano para melhorar o gerenciamento e a situação do negócio.

Misturar finanças pessoais e empresariais

Esse é um erro bem comum e que prejudica muito a saúde financeira do negócio. Misturar as contas do empreendimento com as despesas pessoais pode gerar muitas confusões e dificultar a gestão dos recursos.

Portanto, evite cometer esse equívoco. Abra uma conta PJ para o negócio e tenha uma para você, além de estabelecer um pró-labore para evitar que os seus custos pessoais entrem como despesas no empreendimento. Isso vai facilitar suas análises e proporcionar maior lucratividade.

Deixar faltar conhecimento

Investir em conhecimento é muito importante para trilhar uma jornada empreendedora de sucesso. Por meio de bons livros, cursos e acompanhamento de especialistas, você consegue adquirir boas ideias e melhorar a gestão do seu empreendimento por completo.

Assim, não investir em bons materiais é um erro que pode proporcionar prejuízos ao seu negócio. Além disso, é relevante oferecer treinamentos aos colaboradores responsáveis pelo setor financeiro.

Dessa forma, eles terão mais tranquilidade para manter um bom gerenciamento de custos, assim como você. Portanto, não deixe de investir em conhecimento para todos os envolvidos na gestão do empreendimento.

Não ter um sistema de controle

Fazer um acompanhamento contínuo dos custos do seu negócio é fundamental para manter o empreendimento eficiente e evitar o desperdício de dinheiro. Para isso, é relevante ter à disposição um bom sistema de controle de custos.

Nesse sentido, há várias boas práticas que podem ser adotadas. Por exemplo, realizar a conciliação bancária vai auxiliar no monitoramento das saídas de dinheiro. Além disso, ter um fluxo de caixa com lançamentos diários é fundamental para manter a saúde financeira do negócio.

Quais são os benefícios de fazer uma boa gestão de custos?

Agora que você já conhece os principais erros que precisam ser evitados em sua gestão, é hora de considerar quais são os principais benefícios de realizar melhorias em toda a estrutura de custos do negócio. Siga com a leitura e confira!

Maior eficiência

O primeiro aspecto que pode ser observado ao implementar uma melhoria na gestão de custos se refere ao ganho de eficiência em todos os setores. Desde melhorias nos usos dos materiais de escritório até mudanças na compra de matérias-primas para a produção, é possível observar muitas alterações na estrutura de um negócio que passa por esse processo.

Também vale destacar que essa mudança causa ganhos de eficiência de maneira gradual. Em um primeiro momento, é percebida uma melhoria imediata na gestão de alguns recursos, mas, ao longo de alguns períodos, o empreendimento consegue trilhar um caminho de otimização que acontece sucessivamente.

Com maior disponibilidade de dados e mais inteligência no processo de tomada de decisão, também é possível alcançar mudanças que trazem benefícios com o passar do tempo. Portanto, esse tipo de ajuste na gestão de custos normalmente traz benefícios de longo prazo.

Redução de custos

Ao adotar as dicas que você aprendeu até aqui, as chances de melhorar a gestão de custos é alta e, consequentemente, a probabilidade de reduzir custos em seu negócio também é bem elevada.

Por exemplo, ao categorizar as despesas do empreendimento e entender para que lugar o dinheiro está indo, fica mais fácil pensar em soluções que proporcionem diminuição de despesas. Além disso, ao contar com a tecnologia, você melhora aspectos importantes no negócio, como o gerenciamento de estoque.

Há vários fatores que vão auxiliar você na redução de custos e na melhora do desempenho do empreendimento, utilizando os recursos disponíveis de maneira inteligente e eficaz. Portanto, vale a pena seguir nossas dicas.

Maximização da lucratividade

Outro aspecto que você vai ver melhorar a partir da gestão de custos é a maximização da lucratividade. O lucro é definido como a diferença entre receitas e despesas do negócio e, a partir do momento que você reduz os custos, a lucratividade aumenta.

Além disso, com o uso do fluxo de caixa e dos relatórios obtidos com um software, é mais viável encontrar oportunidades de melhorar a margem de contribuição e as vendas do seu negócio. Desse modo, a lucratividade cresce e seu empreendimento consegue se destacar no mercado de atuação.

Entendeu quais são os principais aspectos que podem tornar a gestão de custos do seu negócio eficiente? Então, não deixe de aplicar os aprendizados que teve ao longo deste texto. Além disso, vale contar com profissionais especializados na melhora desse gerenciamento para ter mais eficiência em seu negócio.

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