Entenda o que é um plano de contas e saiba como fazer um

Na contabilidade — mais especificamente no âmbito empresarial —, o plano de contas é uma espécie de lista com todas as "contas" do negócio centralizadas em um mesmo lugar. Isso facilita a obtenção de uma visão estratégica e panorâmica dos gastos de cada um dos departamentos da empresa, bem como dos valores gerados por esses setores.

A partir desse entendimento, como cada empreendimento é único, a elaboração desse plano precisa ser personalizada, não sendo recomendável a aplicação de um modelo geral direcionado, por exemplo, a um determinado segmento corporativo. Entretanto, é fundamental adotar uma estrutura adequada, já que isso tornará a organização mais fácil.

Pensando em ajudá-lo, nós elaboramos este post para explicar mais detalhadamente do que se trata o plano de contas, qual é a sua finalidade, como é possível estruturá-lo, entre outros pontos igualmente relevantes. Continue a leitura!

Afinal, o que é o plano de contas?

O plano de contas é, basicamente, um conjunto de nomenclaturas que funcionam como um "norte" para os registros e para os lançamentos de ocorrências financeiras, acabando por servir como base para que as demonstrações contábeis sejam elaboradas. Ou seja, em termos mais simples, trata-se de uma relação de códigos — e de classificações — que são empregados no registro das entradas e das saídas financeiras de um negócio.

De maneira geral, constam nesse instrumento os passivos, os ativos, as despesas e as receitas. Nesse sentido, planejamento e organização são as palavras-chave em se tratando da sua estruturação, já que o seu registro impacta vários demonstrativos contábeis, a exemplo de:

• Demonstração de Resultados;
• relatórios contábeis;
• Balanço Patrimonial etc.

Inclusive, é por isso que o plano de contas não deve ser visto meramente como um relatório, mas, na verdade, como um compilado de padrões que servem para a geração de outros documentos.

Qual é a sua finalidade?

Como vimos, o plano de contas auxilia no direcionamento das atividades contábeis, fornecendo informações relevantes para a elaboração de outros documentos. Trata-se, então, de uma ferramenta indispensável para a boa gestão de um empreendimento, com a finalidade primordial de padronizar os registros operacionais.

No entanto, esse instrumento tem também a função de apresentar mais claramente os resultados empresariais, elevando o nível de detalhamento dos recebimentos e dos pagamentos. Assim, os gestores passam a ter uma visão mais apurada da situação econômica e financeira.

Inclusive, quando bem-feito, o plano de contas funciona como um ponto de partida para o desenvolvimento do orçamento corporativo.

A diferença entre o plano de contas gerencial e o plano de contas contábil

É importante que o responsável pela elaboração dos instrumentos contábeis domine as distinções entre os planos gerencial e contábil, já que a escolha — seja de um, seja de outro — gerará impactos nas tomadas de decisões. Sendo assim, embora ambos utilizados para registrar as movimentações financeiras de uma organização, na prática, a organização se dá de maneira diferente.

O plano de contas gerencial registra as despesas e as receitas empresariais com uma análise mais simplificada das finanças. O plano de contas contábil, por outro lado, envolve uma precisão superior no que diz respeito às divisões de passivos e ativos.

Quais são os benefícios de montar um plano de contas contábil?

Manter um controle eficiente das finanças é essencial para a manutenção da saúde do negócio, afinal, uma administração mais bem direcionada e embasada assegurará a utilização adequada dos recursos disponíveis e a gestão correta das operações empresariais — o que se torna possível a partir da estruturação ideal do plano de contas.

No entanto, as vantagens da elaboração do instrumento não cessam aí. A seguir, elencamos os principais benefícios de montar um plano de contas contábil.

Aumento da organização dos números

Não é incomum, principalmente a depender do porte do negócio, que os gestores "se percam" em meio às contas e aos números, precisando conciliá-los com diversas outras atividades que se acumulam. Na prática, na verdade, é bem fácil perder de vista os boletos que precisam ser emitidos, os que já foram quitados, quais contas estão pendentes etc.

O mesmo se aplica aos relatórios administrativos e contábeis e ao cálculo de impostos, por exemplo, que envolvem maior complexidade, especialmente em razão do agrupamento de um grande volume de números. Diante disso, o plano de contas se revela um aliado, já que se torna uma garantia de que todas as informações contábeis estão devidamente organizadas.

Redução da inadimplência

Dependendo das dimensões de um empreendimento, a inadimplência pode representar um risco à manutenção das operações, levando-o a fechar as portas. Nesse sentido, o controle dos clientes inadimplentes — bem como a efetuação da cobrança — é essencial e faz parte de um plano de contas bem-feito.

Diminuição do risco de sujeição a multas fiscais

Mais uma das maiores vantagens de um plano de contas contábil adequadamente estruturado é a segurança no que se refere às obrigações fiscais, que passam a ser organizadas segundo uma frequência previamente determinada. Assim, torna-se mais difícil deixar alguma data essencial "passar".

Consequentemente, eventuais atrasos na quitação dessas obrigações são evitados, reduzindo significativamente o risco de o negócio ser penalizado com multas fiscais, que, em muitos casos, geram grandes prejuízos sobre os números da organização.

Otimização dos relatórios contábeis

Embora já tenhamos mencionado, este é um ponto que vale a pena reforçar: a otimização dos relatórios contábeis — a exemplo da Demonstração de Resultados e do Balanço Patrimonial — viabiliza um controle maior sobre o que entra e o que sai do negócio. Assim, por meio do plano de contas, o profissional responsável por essas atividades tem o seu trabalho facilitado, percebendo, inclusive, um aumento na sua produtividade.

Como é possível estruturá-lo?

Inicialmente, é importante pontuar que a estrutura adequada de um plano de contas precisa seguir as diretrizes dispostas na Lei das Sociedades Anônimas, que categoriza as movimentações empresariais em receitas, despesas, custos, passivos e ativos. A seguir, confira uma espécie de passo a passo que o ajudará na elaboração desse instrumento.

Coloque os documentos do negócio em ordem

Ter as informações financeiras ordenadas e sob controle é essencial para a elaboração de plano de contas contábil. Nesse sentido, considerando que existem determinados dados cujo registro é realizado diariamente, o mais indicado é investir em um sistema automatizado, que tornará esse processo mais fácil.

Assim, com o registro de todas as movimentações já em mãos, é possível iniciar a estruturação do plano de contas.

Separe os grupos

O passo seguinte envolve a segmentação dos grupos com a descrição de cada um, conforme as orientações a seguir.

Ativos

Nessa categoria, entram os direitos e os bens do seu negócio, que configuram a parte positiva do patrimônio, de modo que:

• os ativos circulantes representam os bens que se movimentam em um intervalo de tempo inferior a 365 dias, a exemplo do dinheiro que se tem em caixa;
• os ativos não circulantes abarcam as contas a receber em longo prazo — superior a 365 dias —, como participações societárias.

Passivos

Os passivos abrangem as obrigações e as dívidas da organização, logo, constituem a parte negativa do patrimônio, subdividindo-se em:

• passivos circulantes, que são as obrigações que serão quitadas dentro de um intervalo de tempo de até 365 dias, a exemplo dos impostos a serem pagos;
• passivos não circulantes, que são as despesas provisionadas a serem honradas no próximo ano, como empréstimos bancários;
• patrimônio líquido, que pode ser o capital próprio dos sócios e/ou dos acionistas do negócio.

Custos e despesas

Nessa categoria, entram as contas passivas, que se subdividem em:

• operacionais, que são aquelas relativas à manutenção da operação, a exemplo de despesas administrativas;
• não operacionais, que são aquelas que não têm qualquer relação com a operação, a exemplo de doações.

Receitas

Nessa categoria, são dispostos todos os valores relativos à comercialização de serviços e/ou produtos que entram no caixa do negócio, bem como as quantias provenientes de rendimentos de investimentos. A subdivisão se dá da seguinte maneira:

• operacionais — são os valores gerados por prestações de serviços e vendas de forma direta;
• não operacionais — são os valores gerados por meios indiretos.

Estabeleça níveis e subdivisões

Depois da criação dos grandes grupos, é importante organizar a subdivisão dos níveis levando todos os dados do negócio em consideração. Essa etapa requer o maior detalhamento possível, a fim de que todas as informações sejam abarcadas e que o controle financeiro seja garantido.

Além disso, o ideal é que a segregação ocorra no momento em que a transição for registrada, já que isso reduzirá esforços futuros. Outro ponto relevante é a nomeação das contas após a definição dos grupos. Nesse caso, o mais recomendável para evitar eventuais confusões e deslizes é utilizar os mesmos nomes para todas as áreas.

É válido destacar que, embora o plano de contas contábil envolva uma precisão maior, o nível de complexidade desse instrumento é diretamente influenciado pelos objetivos organizacionais e pelas operações empresariais.

Como vimos, o plano de contas é um instrumento verdadeiramente indispensável para a organização financeira adequada, tornando mais fácil garantir uma boa saúde empresarial. Inclusive, a partir de uma estrutura bem elaborada, torna-se viável tomar decisões mais bem embasadas, o que tende a gerar resultados melhores em médio e longo prazo.

Agora, aproveitando o gancho, que tal conferir também o nosso post sobre as habilidades empreendedoras mais requisitadas e como desenvolvê-las? Vamos lá!