Saiba tudo sobre gestão de materiais

Como você lida com os materiais do seu negócio? Por menor que seja, a maior parte dos negócios de qualquer segmento tem a sua necessidade de insumos, seja para a produção, seja para processos internos que permitem que ele se mantenha em pleno funcionamento.

Dessa forma, ter uma gestão de materiais voltada para a otimização desses processos é mais do que importante: é um fator decisivo, que reflete nos seus lucros e, até mesmo, na forma como os seus clientes o enxergam.

Deu para notar que a gestão de materiais é indipensável no negócio? Sabendo disso, desenvolvemos um guia completo para que você consiga implementar e manter uma gestão de materiais impecável, garantindo a fluidez de todas as suas áreas de operação.

Por aqui, você vai aprender:

• o que é a gestão de materiais;
• qual a sua utilidade no contexto empresarial;
• porque é importante dar a devida atenção a esse processo;
• quais os pilares da gestão de materiais e suas principais características;
• como fazer a gestão de materiais do negócio de maneira adequada;
• o que você e o seu negócio têm a ganhar ao investir nessa prática.

Pronto para impulsionar os seus processos como um todo, adotando a gestão de materiais no seu negócio? Então continue por aqui e confira tudo o que você precisa saber sobre esse tema tão importante para gestores que querem ver seus negócios crescerem de maneira saudável.

O que é a gestão de materiais?

Negócios que lidam com estoques têm uma movimentação constante de produtos. O que assegura que essa movimentação seja eficiente é a gestão de materiais.

Esse processo se inicia mesmo antes das entradas no estoque. Do planejamento daquilo que será comprado até a utilização dos produtos, passando pela organização, pelo cumprimento de prazos e pelo relacionamento com fornecedores, tudo faz parte da gestão de materiais.

Por isso, é fundamental manter essa prática na rotina empresarial. É ela que vai permitir que os seus processos ocorram sem entraves, além de assegurar uma visão global de toda a negócio, ajudando a prevenir erros, identificar lacunas e corrigir aquilo que não está funcionando como deveria ou não está proporcionando os resultados esperados.

Para que serve a gestão de materiais?

A gestão de materiais contribui para um fluxo contínuo e organizado do estoque. Com ela, é possível saber com muito mais precisão quais são as necessidades de materiais de todos os setores.

Isso ajuda a evitar desperdícios, permite planejar o prazo de saída e reposição de produtos, previne paradas na produção por falta de material, reduz o tempo de aquisição, uma vez que já se sabe o que e quando comprar com antecedência, e, até mesmo, proporciona economia.

Com o auxílio da gestão de materiais, é possível entender qual é o momento ideal de colocar determinados produtos à venda, direcionando as compras para o momento em que os produtos estarão com o melhor custo-benefício, gerando lucros mais expressivos e conquistando a satisfação do consumidor com muito mais facilidade.

Qual é a importância da gestão de materiais?

Uma gestão de materiais eficiente é benéfica para todo o negócio, inclusive para os clientes. É um dos pilares que faz com que os processos empresariais ocorram sem entraves, levando a uma produtividade mais satisfatória e permitindo o crescimento contínuo.

Para quem vê o negócio de fora, ou seja, os clientes, a boa gestão de materiais permite o cumprimento de prazos com menos falhas. Isso faz com que o público enxergue comprometimento e responsabilidade nos serviços que você presta, melhorando a imagem no mercado de atuação e garantindo vantagem competitiva.

No mundo dos negócios, a relação entre qualidade e rapidez nas entregas pode ser motivo de bastante dor de cabeça. Contudo, quando a gestão de estoque é feita com cuidado e dedicação, é, sim, possível alcançar essa combinação com facilidade.

Estando com esse tipo de processo bem alinhado, o tempo que seria dedicado à procura de materiais para a execução das atividades, por exemplo, pode ser dedicado, em sua maioria, para tarefas mais produtivas, permitindo mais atenção aos detalhes e, consequentemente, entregando mais qualidade.

Quais são os pilares da gestão de materiais?

Como tudo dentro de um negócio, a gestão de materiais é um processo que precisa ser organizado por etapas para funcionar adequadamente e entregar resultados satisfatórios. Para atingir esse objetivo, a gestão de materiais apoia-se em três importantes pilares que ajudam a enxergar todas as movimentações com muito mais clareza, colaborando para tomadas de decisão mais precisas e gerando uma série de outros benefícios.

Confira, a seguir, quais são esses pilares, qual o papel de cada um deles na gestão de materiais e como eles podem ser aplicados no negócio de maneira positiva.

Gestão das compras

Mencionamos nos tópicos anteriores que a gestão de materiais tem seu início desde o planejamento daquilo que será comprado. Portanto, a gestão de compras também faz parte da gestão de materiais e é uma parte bastante importante.

Todos os tipos de materiais de que o negócio precisa para se manter em funcionamento contínuo entram nessa etapa, desde a matéria-prima necessária para a produção até os materiais de escritório a serem usados pelos colaboradores na execução das suas rotinas de trabalho.

A gestão de compras parte do controle de tudo aquilo que é consumido pelo negócio, com o objetivo de entender qual o tempo levado para esse consumo e qual o planejamento financeiro adequado.

Com essa informação em mãos, é possível alcançar a precisão de tempo para a realização das compras, conseguindo um prazo mais amplo, que permite também uma negociação melhor de preços com fornecedores do que se essas mesmas compras precisassem ser feitas às pressas.

Além disso, a prática previne o desperdício, uma vez que impulsiona a compra somente daquilo que é necessário para as operações. Isso gera mais economia para o negócio e, inclusive, contribui para boas práticas ambientais, diminuindo a emissão de lixo na natureza.

Gestão do estoque

Muito foi falado sobre o estoque, e não é para menos. Boa parte da gestão de materiais gira ao redor dele, uma vez que esse é o centro das entradas e saídas de materiais do negócio. Tudo o que é comprado precisa ser bem armazenado e organizado no estoque.

Esse cuidado evita perdas, otimiza o tempo gasto na procura por materiais, melhora o fluxo de todos os outros processos que dependem desses produtos, ajuda a entender o que precisa ser utilizado primeiro — no caso de produtos perecíveis, por exemplo —, entre diversas outras vantagens.

Uma gestão de estoque bem-feita beneficia todos os outros pilares, uma vez que permite uma visão precisa das necessidades de compra, dos fluxos financeiros e dos processos logísticos como um todo, como você verá a seguir.

Gestão de logística e distribuição

A logística é um processo amplo de um negócio e que precisa de atenção e organização para ocorrer de maneira adequada. Dentro da gestão de materiais, o seu papel é assegurar uma organização inteligente e eficiente de consumo e distribuição.

Contando com o auxílio de softwares que proporcionem a automatização, a gestão do negócio em relação às práticas logísticas pode ser pensada de forma a otimizar as entradas, saídas e entregas. Ao manter os itens de maior saída em locais de fácil acesso, por exemplo, é possível facilitar a carga e descarga, agilizar as entregas e assegurar a satisfação do consumidor.

Além disso, é possível aproveitar a gestão de logística, até mesmo, para evitar acidentes e dar mais segurança aos colaboradores, mantendo itens sensíveis ou pesados em locais mais baixos.

A gestão de logística e distribuição pode ser integrada ainda ao e-commerce, uma vez que permite saber exatamente a disponibilidade de cada produto, evitando transtornos e frustrações por parte do cliente ao adquirir itens que não estão mais em estoque.

Como fazer a gestão de materiais de maneira otimizada?

Muitos processos de um negócio dependem de uma boa gestão de materiais. Por isso, é fundamental saber como executar esse processo com precisão. Veja, nos próximos tópicos, como fazer a gestão de materiais com eficiência.

Faça a identificação

Identifique tudo aquilo que precisa ser comprado, desde canetas até peças de maquinário. Para isso, é válido conhecer todas as atividades de negócio e conversar com os seus colaboradores sobre as suas necessidades na rotina de trabalho.

Assim, será possível entender quais tipos de materiais são usados em cada setor, pesquisar pelos fornecedores com melhor custo-benefício, fazer com que os processos sigam de maneira fluída em todos os setores e alcançar um uso otimizado tanto dos produtos em si quanto do capital necessário para adquiri-los.

Classifique os materiais

Setorize o seu estoque com todos os produtos comprados para que tudo possa ser encontrado com muito mais facilidade. Dessa forma, é possível poupar o tempo de procura, evitar perdas, permitir que os seus colaboradores foquem em atividades mais importantes para o bom andamento do negócio e muito mais.

Aqui é válido contar com um sistema automatizado, que ajude a contabilizar a quantidade de cada produto no estoque, sua disponibilidade, os prazos de validade, a necessidade de consumo e reposição. Isso ajuda, até mesmo, a reduzir a necessidade de mão de obra dedicada a esse controle, que será feito, inclusive, de maneira mais ágil e com menor possibilidade de falhas.

Tenha uma boa gestão de estoque

O seu estoque é a casa dos materiais de todo o seu negócio. Como toda casa, é fundamental manter a organização para que tudo ocorra da melhor maneira possível, evitando entraves nas atividades das demais pessoas.

Para uma boa gestão de estoque, é fundamental manter a limpeza e higiene de todo o espaço e dos produtos. Inclusive, quando o estoque está bem organizado, as entradas e saídas são frequentes, o que evita, por exemplo, o acúmulo de poeira em itens parados por muito tempo, o que pode causar alergias e demais prejuízos à saúde dos funcionários responsáveis pelas movimentações.

Tenha prateleiras resistentes, que evitem acidentes e sejam adequadas para cada tipo de produto, evitando quebras e a consequente necessidade de reposição, o que pode gerar prejuízos significativos. Esse cuidado também colabora para a segurança de todos os envolvidos com o estoque.

Por fim, providencie um bom planejamento logístico para esse espaço, que otimize o posicionamento de cada produto, facilitando as saídas, o acesso e a visibilidade. Materiais perecíveis, por exemplo, podem ficar mais distantes do chão, para fins de higiene, e serem organizados para saída conforme o prazo de validade, evitando a expiração antes da utilização e a necessidade de descarte.

Tome cuidado com a qualidade

Sabendo exatamente o que cada setor precisa, é possível também evitar a compra em excesso e desnecessária de materiais, fator que causa desequilíbrios no caixa e nas finanças do negócio, além de aumentar o descarte exagerado de produtos.

Responsabilizar-se de que tudo seja de qualidade é igualmente fundamental, já que previne a quebra, o esgotamento ou a inutilização precoce dos materiais, o que requer a necessidade de reposição antes do tempo previsto, prejudicando todo o seu planejamento e a gestão de materiais.

Utilizando mais uma vez os perecíveis como exemplo, de nada adianta fazer uma compra grande com o objetivo de aumentar a janela de tempo de reposição e conseguir descontos. Se esses produtos não forem usados em tempo hábil, atingirão o prazo de validade, e será preciso descartar tudo.

Isso não só prejudica o planejamento financeiro do negócio, como também pode manchar a sua imagem perante o público, dada a preocupação constante com o meio ambiente e com problemas sociais, como a fome.

Elabore o planejamento de compras

Conheça todas as necessidades de material do seu negócio e de cada setor em específico. Garanta a compra de tudo aquilo que for necessário para os processos operacionais e pense as reposições de maneira eficiente.

No momento de fechar com fornecedores, não considere apenas aqueles com os menores preços. Certifique-se de que tudo o que for comprado tenha qualidade e foque sempre no custo benefício.

Alguns fornecedores, por exemplo, apesar de terem produtos mais onerosos, oferecem descontos na compra de certos volumes ou, até mesmo, geram benefícios conforme a fidelidade. Lembre-se, contudo, de evitar compras exageradas para economizar, já que essa atitude pode gerar prejuízos a médio e longo prazos. Foque nas necessidades de cada área e tente combinar isso às melhores condições dos seus fornecedores.

Priorizando a qualidade dos produtos, além dos benefícios já citados, o negócio previne, ainda, a insatisfação do consumidor-final, que terá acesso a produtos duráveis e bem-feitos, contribuindo para a fidelidade e o aumento progressivo dos lucros.

Quais são os benefícios da gestão de materiais?

Você já sabe como fazer uma boa gestão de materiais, que ajude a melhorar os processos como um todo dentro do seu negócio. Mas quais são, de fato, os benefícios diretos dessa prática e por que investir nela?

A gestão de materiais é um processo amplo, que engloba muito mais do que o ecossistema empresarial interno. Seu impacto alcança também os públicos externos, e não estamos falando apenas dos seus clientes. Uma gestão de materiais mal feita impacta em desperdícios exagerados e prejuízos à imagem corporativa perante toda a comunidade da qual o negócio faz parte.

Isso implica a perda de credibilidade e confiança do público, reduzindo drasticamente as suas posições perante a concorrência e, consequentemente, causando um rombo nos lucros empresariais.

Veja, a seguir, outros benefícios da prática e entenda por que implementá-la na rotina do seu negócio o quanto antes, favorecendo os seus processos empresariais de maneira global.

Melhora na gestão de estoque

Aqui está ele mais uma vez, a estrela da sua gestão de materiais. O estoque é por onde passa a maior parte daquilo que o seu negócio adquire.

Usando um exemplo prático da vida pessoal, quando você adquire um item de valor, como um smartphone, e não cuida adequadamente dele, as consequências disso podem ser a quebra do produto ou de suas peças e, por consequência, a necessidade de reposição, já que ele é fundamental para as suas necessidades diárias.

Acontece que um smartphone é um bem caro, e a perda precoce dele certamente será um prejuízo significativo ao seu bolso, bem como a sua substituição antes do previsto. Dessa maneira é que o seu estoque deve ser enxergado.

Fazendo uma gestão de estoque adequada, você evita a perda de materiais e a necessidade de reposição antes do prazo. Além disso, otimiza a rotina dos seus colaboradores e acelera processos em geral.

Compras otimizadas

Com uma gestão de materiais adequada, não é preciso fazer compras às cegas, contando apenas com achismos. A gestão de materiais baseia-se em dados precisos para direcionar as suas compras aos melhores caminhos.

Baseando-se nesses dados, você consegue conhecer as necessidades do seu negócio de ponta a ponta, bem como o que é preciso para que cada processo siga sem interrupções. Esse cuidado beneficia o setor financeiro, que conseguirá fazer um plano de gastos otimizado, e também os demais pilares da sua gestão de estoque, que conseguirão executar as suas atividades com mais fluidez.

Redução de custos

Falando em finanças, esse é um dos pontos mais beneficiados pela gestão de materiais. Gastar de forma desmedida é um problema para qualquer negócio. Trata-se de uma atitude que desacelera o crescimento e faz com que todos os setores definhem aos poucos.

Um planejamento de gastos eficaz na aquisição de materiais assegura que tudo o que for investido, de fato, retorne em forma de lucro para o negócio, e não de prejuízo. Por isso que o papel da gestão de materiais é tão importante.

Sabendo o que precisa ser comprado, o prazo de reposição e de utilização, além de uma boa manutenção de estoque, você consegue evitar o descarte de produtos, pode, de fato, usar tudo o que foi comprado, mantém os prazos de validade em evidência e ainda consegue descontos com fornecedores.

Aprimoramento na organização

Todo o contexto logístico do seu negócio pode ser beneficiado por uma gestão de materiais bem executada. Com aquisições otimizadas, é possível organizar melhor os itens em estoque, utilizando sistemas eficientes, como:

• Just In Time – que ajuda a comprar somente aquilo que for essencial para as operações;
• PEPS – seguindo a ideia de que o primeiro produto a entrar no estoque é também o primeiro a sair, esse sistema é muito utilizado para produtos perecíveis, fazendo com que aqueles mais próximos de vencer fiquem perto das saídas, e aqueles com maior prazo de validade fiquem algumas posições atrás;
• UEPS – o último produto que entra no estoque é o primeiro que sai, é o sistema que possibilita um aproveitamento melhor das tendências do mercado, uma vez que os últimos produtos a entrar são os mais atuais e que despertam maior interesse nos clientes.

Uma organização impecável previne perdas, explora melhor os itens do seu estoque, garante a utilização otimizada de cada um deles e influencia, até mesmo, no lucro com as vendas, ao permitir que o gestor saiba exatamente qual o melhor momento de retirar um item do estoque, como precificá-lo corretamente e de fazer a sua reposição.

Como você pôde perceber ao longo deste conteúdo, a gestão de materiais é um processo fundamental do seu negócio, que engloba praticamente todos os setores e, por isso, tem um grande impacto nas suas atividades.

Manter uma gestão de materiais adequada, pautada em dados precisos e relevantes, colabora para uma boa manutenção de todas as áreas, contribui para a produtividade elevada dos seus colaboradores, incentiva a economia de recursos e impulsiona os seus processos logísticos.

O crescimento do seu negócio é um reflexo, entre outros fatores, da sua gestão de materiais. Por isso, se algo não vai bem, e os lucros não são mais tão expressivos como costumavam ser, vale conferir a sua gestão de materiais e entender o que pode ser feito para preencher essa lacuna e ver o seu crescimento acelerado novamente.

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